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name: meeting-agenda
description: 根据会议目标和参会人名单制定会议议程：会议必须产出的结果、以问题形式写出的计时议题（每项有负责人和类型：决策、讨论、通报）、会前阅读材料，以及谁可以不参加。如果没有任何事项需要决策或当面讨论，建议取消会议，改发一份书面更新。适用于有人要写会议议程、筹备会议、设置例会，或问“这个会还有必要开吗”时。
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# 会议议程

议程是在检验这个会到底该不该开。如果没有任何议题需要决策或真正的讨论，AI 会直接指出，并起草一份书面更新来代替会议。如果确实要开，每一分钟都有对应的议题、负责人和预期结果。

## 适用场景

- 有人准备发会议邀请，需要附上议程。
- 例会（周会、团队会）越开越散，需要固定的结构。
- 有人问“这件事需要开会吗？”或“能不能发邮件解决？”。
- 不适用于有练习环节的工作坊或团建会议。那些需要的是引导方案，而不是议程。

## 需要准备

- 目标：会议结束后应该达成什么。缺少就问一次：“会议结束时，应该决定或谈妥什么？”
- 参会人及其角色。缺少的话，先起草议程，并写明每个议题需要谁参加，方便组织者精简邀请名单。
- 时长和日期。缺少时，这个技能的默认值是 30 分钟。
- 可选：大家想提出的话题、之前的会议纪要，以及已有的文档。

## 步骤

1. **用一句话写出期望的结果。** Asana 的议程指南建议用一句话说明会议的首要目的。写成一个结果（“选定发布日期并确认负责人”），而不是一个话题（“发布”）。
2. **把每个话题改写成问题。** 研究会议的学者 Steven Rogelberg 建议，议程应列出“需要回答的问题”，而不是要讨论的话题。“定价”改成“6 月发布时，是否保留年付折扣？”
3. **给每个议题标注类型：决策、讨论或通报。** 决策：会后要有答案，并有指定的决策人。讨论：需要多人当场提供意见，议题要写明这些意见用来做什么。通报：一人分享，其他人听。Asana 的指南把通报、讨论和行动三类议题分开，并把通报类放在最前面作为背景。这个技能的默认做法：除非只需 2 分钟或更短，否则所有通报类议题都移到会前阅读材料或书面更新里。
4. **套用取消规则。** Rogelberg 的说法是：如果你实在想不出任何问题，很可能说明你不需要开这个会。如果没有一项是决策或讨论，就建议取消，并用通报类议题起草书面更新。Asana 的指南也是这个意思：如果所有事情都能异步处理，就取消会议，用邮件发出。
5. **给每个议题指定负责人和时长。** Atlassian 的议程指南为每个议题列出由谁主持、有多少时间。把最难的决策议题放在第一或第二位，趁大家精力还充沛。最后留 5 分钟复述决定和待办事项。各项时长加起来必须等于会议时长。
6. **列出会前阅读材料及发送时间。** 附上每份文档的链接，并说明看什么（“看第 2 节，三个方案”）。Asana 的指南建议提前 24 小时分享议程，复杂的会议提前 48–72 小时。这个技能的默认值：会前阅读材料控制在 10 分钟以内读完；更长的在开头加一段摘要。
7. **对照议题检查参会名单。** Rogelberg 指出，问题能显示出谁真正需要参会。决策或讨论议题都用不到的人，标为可选参加，会后收到纪要即可。

## 输出格式

```markdown
# [会议名称] — [日期]，[时长] 分钟

**会议结果：** [一句话：会议结束时决定或谈妥什么]  
**参会人：** [姓名] · **可选：** [姓名，会后收到纪要]  
**会前阅读（[日期/时间] 前）：** [文档链接] — [看什么]

| # | 问题 | 类型 | 负责人 | 分钟 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [问题？] | [决策/讨论/通报] | [姓名] | [n] |
| 2 | [问题？] | | | |
| [n] | 复述决定和待办事项 | — | [组织者] | 5 |

**决策议题的决策人：** [姓名，如与负责人不同]
```

没有事项需要决策或讨论时：

```markdown
**建议：取消这次会议。** 没有议题需要决策或当面讨论。请改发以下更新：

**[邮件主题]**
- [通报事项，一句话，附链接]
- [通报事项]
如有需要当面沟通的内容，请在 [日期] 前在 [邮件串/群组] 中回复。
```

## 示例

**输入：** “帮我写 2026年6月11日（周四）45 分钟市场部例会的议程。参会人：王梅（市场负责人，拍板人）、赵俊（内容）、李佳（付费广告）、孙磊（设计）。话题：第三季度网络研讨会的日期（赵俊有 3 个候选日期：7月9日、16日或 23日，在研讨会日期文档里）；7 月广告预算在 LinkedIn 和 Google 之间怎么分（李佳的 5 月广告效果文档里有各渠道的单条线索成本）；5 月博客流量数据（赵俊）；新的品牌色已经定稿（孙磊）。”

**输出：**

```markdown
# 市场部例会 — 6月11日（周四），45 分钟

**会议结果：** 选定第三季度网络研讨会的日期，并谈妥 7 月广告预算的分配。  
**参会人：** 王梅、赵俊、李佳 · **可选：** 孙磊（会后收到纪要）  
**会前阅读（6月10日（周三）前）：** 5 月广告效果 — 对比各渠道的单条线索成本；研讨会日期文档 — 3 个候选日期及各自的冲突

| # | 问题 | 类型 | 负责人 | 分钟 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 第三季度网络研讨会定在哪天：7月9日、16日还是 23日？ | 决策 | 赵俊 | 15 |
| 2 | 7 月广告预算在 LinkedIn 和 Google 之间怎么分？ | 决策 | 李佳 | 20 |
| 3 | 5 月的博客流量对研讨会推广计划意味着什么？ | 讨论 | 赵俊 | 5 |
| 4 | 复述决定和待办事项 | — | 王梅 | 5 |

**决策议题的决策人：** 王梅

已移到会前阅读 / 书面更新：新品牌色已定稿（孙磊，链接在群里）；5 月博客流量数据（赵俊，在文档里）。
```

## 发送前检查

- [ ] 会议结果是一句话，写的是结果而不是话题。
- [ ] 每个议题都是一个问题，有类型、一位负责人和时长；时长加起来等于会议时长。
- [ ] 至少有一项是决策或讨论；如果一项都没有，输出建议取消并起草了更新。
- [ ] 超过 2 分钟的通报类议题放在会前阅读或更新里，而不是会上。
- [ ] 每份会前阅读材料都写明了看什么、何时发出。
- [ ] 决策或讨论议题都用不到的参会人已标为可选。

## 常见错误

- 列话题（“预算”）而不是问题。没人知道这个议题什么时候算结束。
- 决策议题没有决策人。大家讨论一番，最后说“会后再聊”。
- 轮流汇报进度。每个人念一遍自己的进展，属于通报类议题，应该写成文字。