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name: saas-spend-review
description: 盘点一份 SaaS 订阅和软件工具清单：每个工具的负责人、已用席位与付费席位、功能重叠的工具、续费日期和退订通知截止日，并逐一给出取消、降级或保留的建议及可节省的金额。绝不编造价格或使用数据。适用于有人发来软件清单、信用卡账单或 SaaS 台账，要求做 SaaS 审计、软件支出盘点、“哪些可以砍掉”、找出闲置账号，或处理即将到来的续费时。
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# SaaS 支出盘点

SaaS 盘点的结果是一份简短的决定清单和一份日程：取消、降级还是保留，每项能省多少，以及每项必须在哪天之前处理、以免自动续费。每个工具都有一位负责人，每一笔节省都根据输入中的价格和席位数计算。

## 适用场景

- 每季度一次，或在做预算之前。
- 续费快到了，却没人知道谁在用什么。
- 信用卡账单上出现没人认识的工具。
- 不适用于挑选新供应商：用 vendor-comparison。

## 需要准备

- 清单：工具、套餐、价格和计费周期、付费席位数、续费日期、付款方式（信用卡或发票）。
- 使用情况：从各管理后台导出的每个工具的活跃席位或最后登录时间。某个工具缺少使用数据时，写“[待确认：使用情况]”，并且不建议削减它的席位。
- 负责人：每个工具是谁申请的。不清楚时写“[负责人：未知]”——找到负责人是第一步行动。
- 合同条款：是否自动续费，以及退订需要提前多久通知。缺少时写“[待确认：通知期]”。

## 步骤

1. **统一清单格式。** 每个工具一行：年度费用（按月计费的用月价 × 12，并写出算式）、付费席位、活跃席位、续费日期、通知期、负责人。同一工具的重复订阅（2 个团队各付一份）合并在一起。
2. **计算席位使用率。** 席位使用率 = 活跃席位 ÷ 付费席位。这个技能的默认值：使用率低于 70% 的工具要标出；90 天内没有登录的席位视为不活跃。闲置席位 × 单席位价格 = 可能的节省。
3. **找出功能重叠。** 按用途给工具分组（视频会议、项目管理、文件存储、电子签名、设计）。两个或以上工具做同一件事就是重叠；根据使用数据，写出大多数人在用哪一个。
4. **确定行动截止日。** 截止日 = 续费日期 − 通知期。整个清单按这个日期排序。截止日在 30 天以内的排在最前面。
5. **逐个工具给出建议。** 取消：问过之后仍无人负责，或使用率接近零，或功能完全被另一个工具覆盖。降级：席位或套餐档次高于实际使用。保留：有人用、有人负责、没有重叠。节省 = 费用差额，只用输入中的价格；没有给出更低档套餐的价格时，写“[待确认：低档套餐价格]”。
6. **写出行动清单。** 每项行动都有负责人和第 4 步算出的截止日。取消一个工具，还要导出它的数据并移除登录账号；把这些写进同一项行动里。
7. **汇总节省金额。** 已确认的年度节省总额，以及另外列出的、取决于某项“[待确认：……]”的节省。

## 输出格式

```markdown
# SaaS 支出盘点 — [日期]

**本次盘点的年度支出：** [金额]，共 [n] 个工具
**节省：** 已确认 [金额] + 待确认 [金额]

## 请在以下日期前处理
| 截止日 | 工具 | 行动 | 每年节省 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|
| [日期] | [工具] | [取消 / 降级到 X / 保留] | [金额] | [姓名] |

## 全部工具
| 工具 | 负责人 | 年度费用 | 付费 / 活跃席位 | 使用率 | 续费 | 通知期 | 建议 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [工具] | [姓名] | [金额] | [n / n] | [%] | [日期] | [天数] | [行动及原因] |

## 功能重叠
- **[用途]：** [工具] — 保留 [工具]，因为 [使用情况原因]；把 [n] 位用户从 [工具] 迁过来

## 待确认事项
- [工具]：[缺少什么]
```

## 示例

**输入：**

> 今天：9月2日。工具：
> - Zoomly Pro，18 个席位 × 每月 15，按月计费，每月 1 日续费，负责人林娜，活跃席位 7
> - MeetSpace Business，25 个席位 × 每月 12，按年计费（3,600），10月15日续费，需提前 30 天通知，负责人未知，活跃 22
> - Taskboard Team，30 个席位 × 每月 10，按年计费（3,600），9月20日续费，需提前 60 天通知，负责人王锐，活跃 29
> - SignFast，1 个席位，每月 40，按月计费，负责人林娜，最后一次使用在 5 个月前

**输出：**

```markdown
# SaaS 支出盘点 — 9月2日

**本次盘点的年度支出：** 10,920，共 4 个工具
**节省：** 已确认 480 + 待确认最多 3,240 [待确认：MeetSpace 增加 4 个席位的费用]

## 请在以下日期前处理
| 截止日 | 工具 | 行动 | 每年节省 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|
| 已过（7月22日） | Taskboard | 保留；9月20日续费 | 0 | 王锐 |
| 9月15日 | MeetSpace | 找到负责人；保留 | 0 | [负责人：未知] |
| 10月1日（下次扣费） | Zoomly Pro | 取消；先导出数据，再把 7 位用户迁到 MeetSpace | 最多 3,240 [待确认：减去 MeetSpace 的 4 个席位] | 林娜 |
| 10月1日（下次扣费） | SignFast | 取消；先导出已签署的文件 | 480 | 林娜 |

## 全部工具
| 工具 | 负责人 | 年度费用 | 付费 / 活跃席位 | 使用率 | 续费 | 通知期 | 建议 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoomly Pro | 林娜 | 3,240（15 × 18 × 12） | 18 / 7 | 39% | 每月 | [待确认：通知期] | 取消：与 MeetSpace 重叠 |
| MeetSpace | [负责人：未知] | 3,600 | 25 / 22 | 88% | 10月15日 | 30 天 | 保留：使用最多的视频会议工具 |
| Taskboard | 王锐 | 3,600 | 30 / 29 | 97% | 9月20日 | 60 天 | 保留 |
| SignFast | 林娜 | 480（40 × 12） | 1 / 0 | 0% | 每月 | [待确认：通知期] | 取消：5 个月未使用 |

## 功能重叠
- **视频会议：** Zoomly Pro 和 MeetSpace — 保留 MeetSpace（活跃 22 对 7）；MeetSpace 有 3 个空闲席位，所以要容纳 Zoomly 的 7 位用户还需要再加 4 个 [待确认：MeetSpace 增加 4 个席位的价格，从节省中扣除]

## 待确认事项
- MeetSpace：负责人是谁？退订截止日是 9月15日。
- SignFast：还有人需要电子签名吗？如果需要，由哪个工具替代？
```

## 发送前检查

- [ ] 每项年度费用都写明了如何根据输入价格算出。
- [ ] 席位使用率 = 活跃 ÷ 付费；没有使用数据时，不建议削减席位。
- [ ] 每个工具都有负责人，或标注“[负责人：未知]”。
- [ ] 行动截止日 = 续费日期减去通知期，按从近到远排序。
- [ ] 节省只用输入中的价格计算；其余标注“[待确认：……]”。
- [ ] 每个取消行动都包括导出数据。

## 常见错误

- 错过通知期。退订日期一过，工具就会再续一年。
- 因为使用率低，就砍掉少数人用于关键工作（发薪、电子签名）的工具。
- 用户必须迁到别处的付费席位时，还把被取消工具的全部费用算作节省。