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name: automation-opportunity-scan
description: 從團隊的任務清單或一週的典型工作中，找出 AI 能省下時間的地方：依頻率、每次所需分鐘數、規則是否明確、出錯風險為每項任務評分並排序，挑出前 3 名，各附一個小型初步實驗、負責人與成功指標。適用於主管或團隊問「AI 該從哪裡開始」「哪些工作可以自動化」「哪些任務能交給 AI」「怎麼用 ChatGPT 或 Claude 省時間」，或需要 AI 導入機會評估時。
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# AI 自動化機會盤點

最適合當第一個 AI 專案的，往往是最無聊的工作：經常做、每次都要花上好幾分鐘、有明確規則、出錯也容易發現。省下的時間會隨頻率累積（xkcd 的「Is it worth the time?」圖表就說明了這點：每天的工作省下 1 分鐘，5 年下來約等於一整天的投入）。因此這份盤點用這四個因素為每項任務評分，並從最簡單可行的做法開始，通常是先用提示詞或技能，再考慮代理。

## 適用情境

- 團隊想開始用 AI，卻不知道從哪裡下手。
- 主管手上有一份例行工作清單，想知道先試哪一項。
- 第一個 AI 試行結束後，要挑選下一批。
- 不適用於深入拆解單一流程（對勝出的任務改用 fde-workflow-discovery），也不適用於撰寫 AI 使用政策（改用 ai-use-policy-draft）。

## 需要準備

- 任務清單：例行任務與負責的人。行事曆匯出、工時紀錄，或簡單問卷（「列出上週你做過不只一次的所有事」）都可以。
- 每項任務大概多久做一次、每次多久。缺少時問當事人一次；仍沒有就自行估計並標註「[估計]」。
- 資料規則：哪些資料不能放進 AI 工具（客戶資料、健康資料、合約）。

## 步驟

1. **以適當的粒度列出任務。** 每列一項有明確輸入與輸出的任務：寫「寄出每週客戶進度信」，而不是「客戶管理」。把大型工作拆成任務，合併不同人重複的項目。
2. **依四個因素為每項任務評 1 到 5 分（此技能的預設量表）。** 頻率：1 = 每年，3 = 每週，5 = 每天好幾次。每次時間：1 = 不到 2 分鐘，3 = 15 到 30 分鐘，5 = 超過 2 小時。規則明確度：1 = 每次都要判斷，3 = 有固定模式但有例外，5 = 規則明確或有範本。風險（反向計分，分數越高越安全）：1 = 錯誤會未經檢查就影響客戶、金錢或法律條款，3 = 錯誤會在審閱時被發現，5 = 錯誤無害且一眼就看得出來。
3. **計算分數。** 分數 = 頻率 × 時間 × 規則明確度 × 風險；最高 625 分。另外計算每月時數：每月次數 × 分鐘數 ÷ 60。依分數排序；同分時以每月時數決定先後。
4. **排除不該先做的任務。** 涉及不能放進 AI 工具的資料、關於人的決定（招募、績效），或沒有人工核准步驟就具法律效力的事項，一律刪除或延後，並註明原因。
5. **挑出前 3 名並選擇最簡單的做法。** 每一項從以下擇一：儲存的提示詞或共用技能（大多數情況）、現有工具內的 AI 功能，或自動化流程。只有在輸出能自動檢查、出錯成本低時，才使用會自行行動的代理。每個初步實驗都由人審閱輸出。
6. **為每一項設計初步實驗。** 為期 2 週、一位負責人、一個基準值（目前每次所需分鐘數）、一個成功指標（例如品質不變、時間減半以下），以及停止規則。此技能的預設值：每 10 次中有超過 1 次品質下降，就先停下來修正再繼續。

## 輸出格式

```markdown
# AI 自動化盤點 — [團隊]，[日期]

## 任務評分
| 任務 | 負責人 | 頻率（1–5） | 時間（1–5） | 規則（1–5） | 風險（1–5，5 = 安全） | 分數 | 每月時數 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [任務] | [職務] | | | | | | |

## 暫時排除
- [任務] — [原因：資料／人事決定／法律]

## 前 3 名
### 1. [任務] — 分數 [n]，約 [n] 小時／月
- **做法：** [提示詞／技能／工具功能／流程]
- **實驗：** [內容，2 週]
- **負責人：** [姓名]
- **基準 → 目標：** [每次分鐘數] → [目標]
- **人工檢查：** [誰檢查什麼]
- **停止條件：** [規則]
```

## 範例

**輸入：**「代理商的客戶團隊，4 人：怡君（組長）、冠宇和雅婷（客戶經理）、家豪（專案助理）。任務：每週客戶進度信（客戶經理，8 個客戶，每封 25 分鐘）、把會議紀錄整理成待辦事項（全員，每週約 15 場會議，每場 15 分鐘）、每月成效報告（客戶經理，8 個客戶，每份 3 小時）、合約續約（組長，每月 2 件，每件 1 小時，涉及法律條款）、回覆客戶的 Slack 問題（全員，整天都有，每則 3 分鐘）、每季策略簡報（組長，每季 8 份，每份 6 小時）。」

**輸出：**

```markdown
# AI 自動化盤點 — 客戶團隊，11月4日

## 任務評分
| 任務 | 負責人 | 頻率（1–5） | 時間（1–5） | 規則（1–5） | 風險（1–5，5 = 安全） | 分數 | 每月時數 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 會議紀錄整理成待辦事項 | 全員 | 4 | 3 | 4 | 4 | 192 | 約 16 |
| 每月成效報告 | 客戶經理 | 2 | 5 | 4 | 3 | 120 | 約 24 |
| 每週客戶進度信 | 客戶經理 | 3 | 3 | 4 | 3 | 108 | 約 14 |
| 回覆客戶 Slack 問題 | 全員 | 5 | 2 | 2 | 2 | 40 | [估計] 約 20 |
| 每季策略簡報 | 組長 | 1 | 5 | 1 | 3 | 15 | 約 16 |

## 暫時排除
- 合約續約 — 涉及法律條款；維持人工處理，加入審閱步驟後再評估。

## 前 3 名
### 1. 會議紀錄整理成待辦事項 — 分數 192，約 16 小時／月
- **做法：** 對逐字稿使用共用技能（meeting-minutes）
- **實驗：** 2 週內所有內部與客戶會議
- **負責人：** 怡君
- **基準 → 目標：** 每場會議 15 分鐘 → 5 分鐘
- **人工檢查：** 會議主持人寄出前確認負責人與日期
- **停止條件：** 每 10 份紀錄中有超過 1 份的負責人或日期有誤

### 2. 每月成效報告 — 分數 120，約 24 小時／月
- **做法：** 用提示詞從匯出的指標起草說明文字
- **實驗：** 本月 3 個客戶的報告
- **負責人：** 冠宇
- **基準 → 目標：** 每份報告 3 小時 → 1.5 小時
- **人工檢查：** 客戶經理逐一核對每個數字與儀表板是否一致
- **停止條件：** 已寄出的報告中有任何一個數字錯誤

### 3. 每週客戶進度信 — 分數 108，約 14 小時／月
- **做法：** 以專案看板為輸入，使用共用技能（weekly-client-report）
- **實驗：** 4 個客戶，為期 2 週
- **負責人：** 雅婷
- **基準 → 目標：** 每封 25 分鐘 → 10 分鐘
- **人工檢查：** 客戶經理修改後寄出
- **停止條件：** 有客戶指出錯誤
```

## 寄出前檢查

- [ ] 每項任務的輸入與輸出都清楚到能用一句話說明。
- [ ] 每個分數都使用定義好的 1–5 量表，估計值都已標註。
- [ ] 涉及受限資料、人事決定或法律條款的任務已排除，或設有人工核准步驟。
- [ ] 前 3 名每一項都有負責人、基準值、目標、人工檢查與停止規則。
- [ ] 採用的是最簡單可行的做法（先提示詞或技能，再考慮代理）。

## 常見錯誤

- 從最亮眼的任務開始，而不是最常做的任務。在日常工作上做出成果，才能建立信任。
- 依「AI 應該做得到」來評分，而不是依規則明確度。當事人說不出規則，AI 也無法遵循。
- 省略基準值。沒有導入前的分鐘數，就無法證明「有省到時間」。