---
name: internal-announcement
description: 為公司內部的變更撰寫內部公告信或 Slack 貼文：結論先講（BLUF）、什麼改變與什麼不變、原因、時間、影響哪些人、各組要做什麼和期限，以及問題要問誰。適用於有人要向團隊宣布制度、流程、工具、組織或時程的變更，要寫全員信、Slack 公告，或問「這件事要怎麼通知大家？」時。
---

# 內部公告

本技能的預設假設：很多讀者只看前 2 行，就決定這件事跟自己有沒有關係。把變更和要採取的行動放在這兩行。後面的內容是給想看細節的人。

## 適用情境

- 制度、流程、工具、時程、辦公室或團隊結構有變動，同事需要知道。
- 有人要寫全員信、#general 貼文，或主管給自己團隊的變更說明。
- 某項變更之前公告得不清楚，需要清楚的後續說明。
- 不適用於給客戶或大眾的消息。請用客戶通知或產品上市公告；這個技能寫給公司內部的人。

## 需要準備

- 什麼要改變，以及何時生效。缺少任一項就問一次；絕不猜日期。
- 影響哪些人。不清楚的話，先寫給所有人，並標上「[待確認：影響對象]」。
- 大家要做什麼、期限是何時。不需要做任何事的話，開頭就寫「不需要採取任何行動」。
- 問題要問哪裡：一個人、一個頻道或一場會議。沒有的話，寫寄件人並標上「[待確認：聯絡人]」。
- 選填：變更的原因、哪些維持不變、完整規定的連結，以及管道（電子郵件或 Slack）。

## 步驟

1. **先寫結論。** BLUF 是 bottom line up front，結論先講：前 1 到 2 句就說出變更和要採取的行動。NN/g 對網頁寫作的倒金字塔建議也是同樣的意思：「內容應該從重點開始。」主旨或第一行粗體寫出變更與日期（「3月1日起報帳改用 Ramp」）。
2. **說明什麼改變、什麼不變。** 用 2 到 5 個條列，具體寫出哪裡不一樣。大家可能會擔心時，再加 1 到 2 個條列寫哪些維持不變（「你的核准額度不變」）。
3. **用 1 到 3 句說明原因。** Prosci 的 ADKAR 模型從「認知」開始：人們要先「了解為什麼需要這項變更」，才會支持它。寫出真正的原因；不要喊口號。
4. **寫明時間。** 開始日期、之前的任何截止日，以及新舊做法並行的期間。用日期，不要寫「近期」或「下週」。
5. **依組別拆分行動。** 不同組別要做不同的事時，每組各寫一行（「主管：2月28日前核准待審的報帳單」）。每個行動都以動詞開頭並附日期。某組不需要做任何事的話，也要寫出來。
6. **說明問題要問誰。** 一位聯絡人或一個頻道，以及任何可以現場發問的場次。本技能的預設值：寫出一個人名，不要只寫頻道。
7. **配合管道調整。** 本技能的預設長度：電子郵件為主旨加上約 500 字以內，附完整說明的連結。Slack：第一行粗體，3 到 8 行短句，附說明連結，並請大家在討論串中回覆。本技能的預設做法：變更涉及薪資、職務或工時時，主管要先直接告訴受影響的人，再對大家公告；任何涉及僱用條件的內容都標上「[待確認：當地法規／人事規章]」。

## 輸出格式

```markdown
**主旨：**[變更]：[生效日期]

[結論：1–2 句。什麼改變、何時生效、讀者要做什麼，或「不需要採取任何行動」。]

**改變的地方**
- [具體的變更]

**維持不變的地方**
- [只在大家會擔心時寫；否則刪掉]

**原因**
[1–3 句。]

**時間**
- [日期]：[發生什麼事]

**你需要做的事**
- **[組別]：**[日期] 前 [動詞開頭的行動]
- **其他所有人：**[行動或「不需要做任何事」]

**有問題？**[聯絡人] 或 [頻道]。[現場說明會，如果有的話。]

[完整說明的連結]
```

## 範例

**輸入：**「通知全公司（40 人）報帳要從試算表改成 Ramp。3月1日開始。舊試算表 2月28日關閉，之後的都走 Ramp。主管要在 2月28日前核准自己團隊還在試算表上待審的報帳單。原因：財務每個月要花 2 天追收據。核准額度不變。有問題找財務部的林佳慧或 #ask-finance。佳慧會在 2月25日做 20 分鐘的 demo。用電子郵件。」

**輸出：**

```markdown
**主旨：**3月1日起報帳改用 Ramp

3月1日起，所有費用都改在 Ramp 申請，不再使用報帳試算表。主管：請在 2月28日前核准團隊在試算表上待審的報帳單。

**改變的地方**
- 費用和收據都在 Ramp 上提交。
- 報帳試算表於 2月28日關閉。3月1日起的費用只能走 Ramp。

**維持不變的地方**
- 你的核准額度。

**原因**
財務每個月大約要花 2 天追收據。改用 Ramp 是為了縮短這段時間。

**時間**
- 2月25日：佳慧主持 20 分鐘 demo
- 2月28日：試算表關閉
- 3月1日：只用 Ramp

**你需要做的事**
- **主管：**2月28日前核准團隊在試算表上待審的報帳單。
- **所有人：**3月1日起的費用在 Ramp 上申請。[待確認：大家如何取得 Ramp 帳號]

**有問題？**財務部的林佳慧，或 #ask-finance。也可以帶到 2月25日的 demo 上問。

[報帳說明的連結]
```

## 寄出前檢查

- [ ] 前 2 句說出什麼改變、何時生效，以及讀者要做什麼（或「不需要採取任何行動」）。
- [ ] 每個日期都是確切日期；沒有「近期」或「下週」。
- [ ] 每個受影響的組別都有以動詞開頭、附期限的行動，或被告知不需要做任何事。
- [ ] 問題有一位具名的聯絡人或一個頻道。
- [ ] 原因用 3 句以內直白地寫出。
- [ ] 沒有寫任何輸入中沒有的內容；未定的地方標上「[待確認]」。

## 常見錯誤

- 用背景開頭（「如大家所知，我們一直在檢討……」）。讀者還沒看到變更就不看了。
- 主管和同事要做的事不同，卻只給一份大家共用的行動清單。
- 受影響的人還沒從主管那裡聽到，就對全公司公告薪資、職務或工時的變更。