Getting Things Done: cinco pasos para tener la cabeza despejada

Para quién es y cuándo no usarlo

Úsalo cuando una lista de pendientes es larga, vaga y estresante, al volver de vacaciones o de un lanzamiento intenso, o como hábito semanal. Sirve para personas y para equipos pequeños que comparten listas.

Gestiona el trabajo que ya asumiste; no elige tus objetivos. Para las prioridades trimestrales de un equipo, consulta Mide lo que importa.

Las ideas centrales

Asuntos abiertos. Todo lo que te comprometiste a hacer y no está terminado, en el trabajo o en casa, ocupa tu atención hasta que queda capturado en un lugar de confianza.

Siguientes acciones. “Presupuesto” no es una acción. “Pasar los datos reales del segundo trimestre a la hoja del presupuesto” sí lo es. La pregunta de Allen es cuál es la siguiente acción física y visible.

Proyectos. Cualquier resultado que necesita más de una acción. Cada uno necesita al menos una siguiente acción en una lista.

La regla de los dos minutos. Si lleva menos de dos minutos, hazlo ahora.

Varias listas, no una. Siguientes acciones por contexto (en la computadora, al teléfono, haciendo recados), una lista de cosas a la espera, un calendario solo para lo que tiene que pasar en una fecha, algún día/quizás, y material de referencia.

La revisión semanal. Una vez por semana, ponlo todo al día: vacía las bandejas de entrada, comprueba que cada proyecto tenga una siguiente acción, mira el calendario y repasa lo de algún día. Sin ella, las listas se quedan viejas.

Un pequeño ejemplo resuelto

Esto es una ilustración. Un volcado mental de un lunes: presupuesto del tercer trimestre; un colega que pide el contrato con un proveedor; dentista; mudanza de oficina en septiembre; idea de un boletín para el equipo; dos semanas esperando que el área legal revise un acuerdo de confidencialidad; presentación para el consejo que vence el jueves; un artículo por leer; responder que sí a una invitación a almorzar; un folleto viejo de un congreso; el seguro del auto, que se renueva el 30 de junio.

Cómo hacer una revisión semanal

1. Captura: anota todo lo que tienes en la cabeza.
2. Aclara cada elemento: basura, referencia, algún día, o requiere acción con una siguiente acción.
3. Haz ahora lo que lleva dos minutos.
4. Organiza el resto en proyectos, siguientes acciones por contexto, a la espera, calendario y algún día.
5. Comprueba que cada proyecto tenga una siguiente acción, y cada elemento a la espera una fecha de seguimiento.
6. Mira las próximas dos semanas del calendario.
7. Elige por dónde empezar.

La skill de revisión semanal para capturar y aclarar convierte tu volcado mental en estas listas y señala lo que está estancado.

Errores comunes

• Proyectos escritos como tareas. Sin una siguiente acción, nada avanza.
• Deseos en el calendario. El calendario es para lo que tiene que pasar ese día.
• Saltarse la revisión semanal.
• Guardar algunas cosas en la cabeza. El sistema solo funciona si lo contiene todo.

De dónde viene

David Allen, consultor de productividad, publicó Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity en 2001, y una edición revisada en 2015 para recoger una década de cambios tecnológicos. Empresa Activa lo publica en español como Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés. “Getting Things Done” y “GTD” son marcas de su titular.

Esta página es un resumen independiente escrito con nuestras propias palabras. No tiene afiliación con David Allen, la David Allen Company ni las editoriales, ni cuenta con su respaldo. El título del libro se usa solo para nombrarlo. Hay más explicaciones en el índice de libros de negocios.

Preguntas

¿Cuáles son los cinco pasos de Getting Things Done?

Capturar lo que tiene tu atención, aclarar qué significa cada cosa y cuál es la siguiente acción, organizar los recordatorios donde corresponden, reflexionar revisándolos a menudo y actuar eligiendo qué hacer.

¿Qué es la regla de los dos minutos?

Si la siguiente acción de algo lleva menos de dos minutos, hazla en el momento, porque registrarla llevaría más tiempo que hacerla.

¿Qué es un proyecto en GTD?

Cualquier resultado que necesita más de una acción. Cada proyecto necesita al menos una siguiente acción definida, para que siga avanzando.