Getting Things Done：让头脑清空的五个步骤

适合谁，什么时候不适合

当待办清单又长又模糊、让人焦虑时，在假期或繁忙的发布之后，或者作为每周的习惯，都可以用它。个人和共享清单的小团队都适用。

它管理的是你已经接下的工作，不替你选择目标。团队的季度优先事项，见 Measure What Matters。

核心观点

未闭环的事。任何你承诺过却还没完成的事，不论工作还是家里的，在被记到一个你信得过的地方之前，都会一直占用你的注意力。

下一步行动。“预算”不是行动。“把第二季度实际数据导入预算表”才是。艾伦要问的是：下一个具体的、看得见的行动是什么。

项目。任何需要一个以上行动的结果。每个项目都要在清单上至少有一个下一步行动。

两分钟法则。如果不到两分钟就能做完，现在就做。

多份清单，而不是一份。按情境分类的下一步行动（在电脑前、打电话、外出办事）、等待清单、只记必须在某天发生的事的日历、将来/也许，以及参考资料。

每周回顾。每周一次，让一切保持最新：清空收件箱，确认每个项目都有下一步行动，看看日历，翻一遍将来/也许的事项。没有这一步，清单就会过时。

一个小例子

以下是一个示例。周一把脑子里的事全倒出来：第三季度预算；同事要供应商合同；看牙医；九月搬办公室；做团队简报的想法；法务审核一份保密协议已经等了两周；董事会材料周四要交；一篇要读的文章；回复接受一个午餐邀请；一张过期的会议传单；车险 6 月 30 日续保。

怎样做每周回顾

1. 收集：把脑子里的事全部写下来。
2. 逐项理清：扔掉、存为参考、放进将来/也许，或者是需要行动的事并写出下一步行动。
3. 现在就做掉两分钟内能完成的事。
4. 把其余的整理到项目、按情境分类的下一步行动、等待中、日历和将来/也许里。
5. 检查每个项目都有下一步行动，每个等待事项都有跟进日期。
6. 看看日历上的未来两周。
7. 选定从哪里开始。

收集与理清的每周回顾技能 （英文）会把你倒出来的事变成这些清单，并标出已经过时的事项。

常见错误

• 把项目当作任务来写。没有下一步行动，什么都推进不了。
• 把愿望放进日历。日历只放那天必须发生的事。
• 跳过每周回顾。
• 有些事还留在脑子里。只有系统装下了一切，它才管用。

出处

效率顾问戴维·艾伦于 2001 年出版 Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity，并于 2015 年推出修订版，以反映这十年间技术的变化。“Getting Things Done”和“GTD”是其所有者的商标。

本页是我们用自己的话写的独立摘要，与戴维·艾伦、David Allen Company 及出版方无关，也未获得其认可。书名仅用于指称该书。更多解读见商业与战略经典图书解读。

常见问题

Getting Things Done 的五个步骤是什么？

收集占据你注意力的事情；理清每一项意味着什么、下一步行动是什么；把提醒整理到它该在的地方；经常回顾；然后在执行时选择做什么。

什么是两分钟法则？

如果一件事的下一步行动不到两分钟就能做完，就马上做，因为记录和跟踪它花的时间会比做它更长。

GTD 中的项目是什么？

任何需要一个以上行动才能达成的结果。每个项目至少要有一个明确的下一步行动，才能持续推进。