議事録の形式をチームで統一する方法：AI を使って

ルールを決める

1. 見出しをこの順で：決定事項、アクションアイテム、未決事項、議論の要点、扱わなかった議題。
2. 何を決定とするか：合意したことだけ。提案は未決事項に。
3. どのアクションにも 1 人（「チーム」は不可）と、期限か「期限未定」。
4. だれが、どこに、いつまでに投稿するか：たとえば、その会議の進行役が、会議のチャンネルに、1 時間以内に。
5. 形式の担当を 1 人決め、チームで合意したら変える。

例：6 つの会議を 1 つの形式に

架空の例です。25 人の会社には週次の会議が 6 つあり、進行役がそれぞれのやり方で議事録を書いていました。担当者が抜けているものもあれば、文字起こしの要約だけのものもありました。業務の担当の井上さんは、3 つのことをしました。

• ルールを決めた：6 人の進行役と 20 分の会議で、上の一覧を使って合意。
• 議事録のスキルを組織に公開した：会社の Claude Team のプランで、倉庫の会議の例を 1 つつけて。
• 試した：営業のパイプラインの会議と全体会議という、まったく違う 2 つの文字起こしで。ずれたのは 1 点で、「価格を見直したほうがいい」を決定事項にしていました。いまのスキルは、だれも合意していない提案は未決事項に回すと書いています。

1 か月後、どの議事録も同じ 5 つの見出しになり、進行役は 1 時間以内に投稿しています。最初の週に「期限未定」だった 2 つのアクションは、いまは次の会議の最初の議題に戻ってきます。

広げる

1. 形式を 1 回書き、本物の例を 1 つつける。
2. 全員の AI が読む場所で共有する：チームに公開したスキルか、定例会議ごとの共有プロジェクト。
3. 違う 2 つの会議で試し、ずれたところを直す。
4. 進行役に投稿する場所と期限を伝える。
5. 1 か月後に進行役と形式を見直す。

次の一歩：業務のほかの繰り返しの仕事

議事録の形がそろったら、次は業務のほかの繰り返しの仕事です。手順書から始めるほかのスキルは業務で使う Claude スキルで。1 人での使い方は議事録のプロンプトを保存するで説明しています。

よくある質問

議事録の標準の形式は？

決定事項（合意したことだけ）が先、次にアクションアイテム（担当 1 人の名前、動詞で始まるタスク、期限か「期限未定」）、そのあと未決事項、3〜5 行の議論の要点、扱わなかった議題です。会議に出なかった人が、決定事項とアクションだけを読んで動けるようにします。

全員の AI に同じ形で議事録を書かせるには？

形式を、全員の AI が読む場所に置きます。チームと共有するか組織に公開したスキル（Claude の Team と Enterprise、ChatGPT の Business、Enterprise、Edu）か、1 つの定例会議なら共有したプロジェクトの指示です。各自がメモに持っている形式は、数週間でずれていきます。

議事録の形式はだれが持つ？

1 人、たとえば業務の担当です。チームで合意したら形式を変え、全員に知らせます。会議ごとにも、議事録を投稿する人、投稿する場所、期限を決めておきます。