官方技能 · 运营与行政
根据讲解或录屏写 SOP
把讲解或录屏文字稿整理成 SOP：触发条件、角色、用准确界面标签写的步骤、判断节点、检查项和负责人。
可在 Claude、ChatGPT 和编程智能体中使用。在 Team 和 Business 套餐中，Pod 里的官方技能会在我们改进后自动更新到最新版。
适用场景
- 熟悉流程的人讲了一遍，团队需要把它写成文档
- 要把一项例行任务交给新员工或外包人员
你需要提供
- 讲解、笔记或录屏文字稿
- 用到的工具
- 谁来做、多久一次
你会得到
分步骤的 SOP，含“如果……就……”判断节点、完成标准、待确认问题、负责人和复审日期。
工作方式
- 写明结果和触发条件 目的用一句话说明任务完成时是什么状态（“客户的邮箱里收到了发票，并且已在 Xero 中登记”）。触发条件是启动这项任务的事件（“HubSpot 中某个商机被标为 Won”），而不是“需要时”。
- 列角色，不列人名 “运营专员负责第 1–8 步；财务负责人审批第 6 步。”在括号里写一次当前负责的人，这样人员变动后 SOP 依然有效。
- 每一步只写一个动作 先说在哪里，再说做什么，然后用祈使动词，界面标签照屏幕上的原样加粗：“在 **Invoices** 页面，选择 **New invoice**”“在 **Due date** 中选择今天起 30 天后的日期。”在屏幕同一位置的简短动作可以合为一步；否则分开写。本技能的默认做法：一个部分超过 12 步，就用小标题拆开。
- 把每个判断都拎出来 “一般”“看情况”“如果是大单”这类说法都是判断。每个都写成“如果[条件]，转到第 X 步；否则继续。”把模糊的界限改成数字；讲解人没给数字的，标“[待确认：阈值]”。
- 加上检查项 执行人在宣布完成前要核对什么（记录已存在、金额对得上、邮件已发出）。再加上讲解人说过最常出现的 1–3 个错误。
- 填好管理字段 负责人（负责保持更新的角色）、最近更新日期和复审日期。EPA 的指南建议每 1–2 年定期复审一次，流程变化时随时更新；本技能的默认值是 12 个月，工具经常变化的话是 6 个月。注明定稿前应由撰写人以外的人试做一遍。
- 标出缺口，不要猜 原始材料没提到的内容都放进“需要负责人确认的问题”；绝不编造字段名称或设置。
SKILL.md 全文
这就是 AI 读取的完整文件。 下载
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name: sop-writer
description: 把某人口头或书面的讲解、或录屏的文字稿，整理成标准作业程序（SOP）：目的、触发条件、角色、使用界面上准确按钮和字段名称的编号步骤、判断节点、质量检查、负责人和复审日期。用于有人要写 SOP、把流程写成文档、给团队做操作指南或检查清单，或者说“把我们的做法写下来”，好让新人能独立完成的时候。
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# SOP 撰写
好的 SOP 能让一个对这项任务经验不多的人，在没人指导的情况下顺利完成（这是美国环保署 EPA 编写 SOP 指南中设定的标准）。每一步写成一个动作，用主动语态和现在时，用对方在屏幕上会看到的准确文字，并把每一个需要判断的地方都明确写成“如果……就……”。
## 适用场景
- 熟悉流程的人口头讲了一遍、录了 Loom，或者写了一份零乱的文档，团队需要把它整理成文。
- 把一项例行任务交给新员工、外包人员或另一个团队。
- 某个流程总出错，因为每个人的做法都略有不同。
- 不适用于一次性的项目计划（用 project-kickoff-brief），也不适用于只规定规则、不写步骤的制度。
## 需要准备
- 讲解内容或文字稿。录屏文字稿里出现“点这里”时，需要知道是哪个界面；问一次屏幕上是什么，仍不清楚的地方标“[待确认：哪个按钮]”。
- 用到的工具（App 名称、哪个账号或工作区）。
- 谁来做这项任务、为谁做。没有的话写“[角色待确认]”。
- 多久做一次，以及由什么事件触发。
## 步骤
1. **写明结果和触发条件。** 目的用一句话说明任务完成时是什么状态（“客户的邮箱里收到了发票，并且已在 Xero 中登记”）。触发条件是启动这项任务的事件（“HubSpot 中某个商机被标为 Won”），而不是“需要时”。
2. **列角色，不列人名。** “运营专员负责第 1–8 步；财务负责人审批第 6 步。”在括号里写一次当前负责的人，这样人员变动后 SOP 依然有效。
3. **每一步只写一个动作。** 先说在哪里，再说做什么，然后用祈使动词，界面标签照屏幕上的原样加粗：“在 **Invoices** 页面，选择 **New invoice**”“在 **Due date** 中选择今天起 30 天后的日期。”在屏幕同一位置的简短动作可以合为一步；否则分开写。本技能的默认做法：一个部分超过 12 步，就用小标题拆开。
4. **把每个判断都拎出来。** “一般”“看情况”“如果是大单”这类说法都是判断。每个都写成“如果[条件]，转到第 X 步；否则继续。”把模糊的界限改成数字；讲解人没给数字的，标“[待确认：阈值]”。
5. **加上检查项。** 执行人在宣布完成前要核对什么（记录已存在、金额对得上、邮件已发出）。再加上讲解人说过最常出现的 1–3 个错误。
6. **填好管理字段。** 负责人（负责保持更新的角色）、最近更新日期和复审日期。EPA 的指南建议每 1–2 年定期复审一次，流程变化时随时更新；本技能的默认值是 12 个月，工具经常变化的话是 6 个月。注明定稿前应由撰写人以外的人试做一遍。
7. **标出缺口，不要猜。** 原始材料没提到的内容都放进“需要负责人确认的问题”；绝不编造字段名称或设置。
## 输出格式
```markdown
# SOP：[任务名称]
**目的：** [完成后是什么状态]
**触发条件：** [启动它的事件] · **频率：** [多久一次]
**角色：** [角色] 执行各步骤；[角色] 审批 [什么]。（[当前负责人]）
**工具：** [App 和账号]
**用时：** 约 [分钟]
## 步骤
1. [动词] **[界面上的准确标签]** ……
2. ……
- 如果[条件]，转到第 [n] 步。否则继续。
## 完成标准
- [ ] [可核实的检查项]
## 常见错误
- [错误] — [如何避免]
## 需要负责人确认的问题
- [原始材料中的缺口]
**负责人：** [角色] · **最近更新：** [日期] · **复审日期：** [日期] · **试做人：** [撰写人以外的人]
```
## 示例
**输入（Loom 文字稿节选）：**“就是有人约了演示，会进到 Calendly，我就去 HubSpot 找到这个联系人，如果对方公司超过 50 人，负责人就设成马骏，否则就是我，然后把生命周期阶段设成 SQL，再用模板发准备邮件，就是那个‘demo prep’。我一周大概 10 个，每个花 4 分钟。”提需求的人补充的背景：刘婷是 SDR，HubSpot 用的是销售工作区，流程由销售运营负责人负责。录屏中能看到的标签：Contacts、Search、Company size、Contact owner、Lifecycle stage、Sales Qualified Lead、Email、Templates、Send。
**输出：**
```markdown
# SOP：分配新的演示预约
**目的：** 每个已预约的演示在 HubSpot 中都有正确的负责人，潜在客户也收到了准备邮件。
**触发条件：** 有人在 Calendly 预约了演示 · **频率：** 每周约 10 次
**角色：** SDR 执行所有步骤。（[刘婷]）
**工具：** Calendly、HubSpot（销售工作区）
**用时：** 约 4 分钟
## 步骤
1. 在 Calendly 中打开这条新预约，复制潜在客户的邮箱地址。[待确认：如何找到联系人]
2. 在 HubSpot 中进入 **Contacts**，把地址粘贴到 **Search** 里。
3. 打开该联系人，查看 **Company size**。
- 如果超过 50 人，把 **Contact owner** 设为马骏。否则设为你自己。
4. 把 **Lifecycle stage** 设为 **Sales Qualified Lead**。
5. 点击 **Email**，再点 **Templates**，选择 **demo prep**。
6. 点击 **Send**。
## 完成标准
- [ ] 联系人负责人符合公司规模规则。
- [ ] 生命周期阶段显示为 Sales Qualified Lead。
- [ ] 准备邮件出现在该联系人的活动记录中。
## 需要负责人确认的问题
- 如果 HubSpot 里还没有这个联系人怎么办？[待确认]
- “超过 50 人”是看 HubSpot 的 Company size 字段，还是看潜在客户自己填写的？[待确认]
**负责人：** 销售运营负责人 · **最近更新：** 11月4日 · **复审日期：** 次年11月4日（默认 12 个月） · **试做人：** [待确认：另一位 SDR]
```
## 发送前检查
- [ ] 每一步都只有一个动作，并以动词开头。
- [ ] 每个界面标签都加粗，并且来自原始材料，或标了“[待确认]”。
- [ ] 原始材料中每个“一般”“看情况”都变成了带数字或“[待确认：阈值]”的“如果……就……”。
- [ ] 触发条件是一个事件，而不是“需要时”。
- [ ] 负责人是一个角色，设定了复审日期，并指定了撰写人以外的试做人。
## 常见错误
- 写“更新 CRM”。要写清是哪条记录、哪个字段、填什么值。
- 保留专家的省略说法（“照常处理”）。新人不知道什么叫“照常”。
- 为了让 SOP 看起来完整而猜按钮名称。标签写错的代价比写“[待确认]”大得多。
与团队共享
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更新记录
- v1.0.1 · · Example: the labels visible in the recording now include Sales Qualified Lead, so the bold label in step 4 comes from the source; step 1 no longer assumes a booking email, step 6 drops a greeting check the speaker never mentioned, and the review date uses the 12-month default instead of an unstated "tool changes often".
- v1.0.0 · · First release.