Offizieller Skill · Betrieb und Verwaltung

SOP aus einer Erklärung oder Aufnahme

v1.0.1 · Aktualisiert am 4. November 2026

Macht aus einer Erklärung oder dem Transkript einer Bildschirmaufnahme eine SOP mit Auslöser, Rollen, Schritten mit genauen Beschriftungen, Entscheidungspunkten, Checks und einer verantwortlichen Rolle.

Zum Pod meines Teams hinzufügen

Funktioniert in Claude, ChatGPT und Coding-Agents. In Team und Business aktualisiert sich der offizielle Skill in deinem Pod von selbst, wenn wir ihn verbessern.

Wann du ihn nutzt

Jemand, der einen Prozess kennt, hat ihn erklärt, und das Team braucht ihn schriftlich
Du übergibst eine wiederkehrende Aufgabe an eine neue Person im Team oder an Freelancer

Was du ihm gibst

Erklärung, Notizen oder Transkript einer Aufnahme
Verwendete Tools
Wer es erledigt und wie oft

Was du bekommst

Eine SOP Schritt für Schritt mit Wenn-dann-Entscheidungspunkten, Checks für „erledigt“, offenen Fragen, einer verantwortlichen Rolle und einem Termin zur Überprüfung.

So funktioniert er

Ergebnis und Auslöser benennen Der Zweck ist ein Satz dazu, was wahr ist, wenn die Aufgabe erledigt ist („Der Kunde hat eine Rechnung im Postfach, und sie ist in Lexoffice erfasst“). Der Auslöser ist das Ereignis, das sie startet („Ein Deal wird in HubSpot auf Gewonnen gesetzt“), nicht „bei Bedarf“.
Rollen nennen, keine Namen „Ops-Koordination erledigt Schritte 1–8; Finance-Leitung gibt Schritt 6 frei.“ Ergänze den Namen der aktuellen Person einmal in Klammern, damit die SOP einen Personalwechsel übersteht.
Eine Handlung pro Schritt schreiben Erst wo, dann was, mit einem Verb in der Befehlsform und den Beschriftungen der Oberfläche fett, genau wie sie erscheinen: „Wähle auf der Seite **Rechnungen** die Option **Neue Rechnung**“, „Wähle bei **Fälligkeitsdatum** 30 Tage ab heute.“ Kurze Handlungen an derselben Stelle des Bildschirms dürfen sich einen Schritt teilen; sonst trenne sie. Standard dieses Skills: Hat ein Abschnitt mehr als 12 Schritte, teil ihn unter Zwischenüberschriften auf.
Jede Entscheidung herausziehen Formulierungen wie „normalerweise“, „kommt drauf an“, „wenn es was Großes ist“ sind Entscheidungen. Schreib jede als „Wenn [Bedingung], weiter mit Schritt X; sonst weiter.“ Mach aus vagen Grenzen Zahlen, und hat die erklärende Person keine genannt, markiere „[Schwellenwert bestätigen]“.
Die Checks ergänzen Was die ausführende Person prüft, bevor sie die Aufgabe als erledigt ansieht (der Datensatz existiert, die Summe stimmt, die Mail wurde gesendet). Ergänze die 1–3 Fehler, die laut der erklärenden Person am häufigsten passieren.
Die Verwaltungsfelder ausfüllen Verantwortlich (eine Rolle, die die SOP aktuell hält), zuletzt aktualisiert und ein Termin zur Überprüfung. Der EPA-Leitfaden empfiehlt eine regelmäßige Überprüfung alle 1–2 Jahre und eine Aktualisierung, sobald sich der Prozess ändert; Standard dieses Skills sind 12 Monate, oder 6, wenn sich das Tool oft ändert. Vermerke, dass eine andere Person als die schreibende den Entwurf testen soll, bevor er final ist.
Lücken markieren statt raten Alles, was die Quelle nicht gesagt hat, kommt unter „Offene Fragen an die verantwortliche Rolle“; erfinde nie einen Feldnamen oder eine Einstellung.

Teile ihn mit deinem Team

Füge ihn einem AI Skill Pod hinzu, und alle im Team, auch Freelancer, nutzen dieselbe Version aus ihrer eigenen KI. Lies, wie Teams KI-Skills am besten teilen