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公式スキル · 業務管理・総務

説明や録画から業務手順書（SOP）を作る

更新

説明や画面録画の文字起こしを、きっかけ、役割、画面のラベルどおりの手順、判断の分かれ目、チェック、管理者のそろった SOP にする。

AI スキル

AI に、説明や録画から誰でも進められる業務手順書を作らせる

このスキルを AI で使う

14日間無料・カード不要

Claude・ChatGPT・コーディング用の AI で使えます。TeamとBusiness では、ポッドに入れた公式スキルが改善のたびに自動で最新版になります。

使う場面

AI に渡すもの

できあがるもの

「もし〜なら」の分かれ目、完了の条件、確認事項、管理者、見直し日つきの手順ごとの SOP。

手順

  1. 完了した状態と、開始のきっかけを書く
  2. 名前ではなく役割を書く
  3. 1手順に1つの動作を書く
  4. 判断をすべて取り出す
  5. チェックを足す
  6. 管理の項目を埋める
  7. 推測せず、足りないところを指摘する

例

AI に渡すもの

デモの予約が入ると Calendly に来るので、HubSpot を開いてコンタクトを探して、50人を超える会社なら担当を松田さんに、そうでなければ自分にして、ライフサイクルステージを SQL にして、テンプレートの『demo prep』から準備のメールを送ります。週に10件くらいで、1件4分くらいです。」 依頼者からの補足：青木さんがインサイドセールス（SDR）、HubSpot は営業のワークスペース、業務の管理者は営業企画の責任者。録画に映っていたラベル（HubSpot は英語表示）：Contacts、Search、Company size、Contact owner、Lifecycle stage、Sales Qualified Lead、Email、Templates、Send。

返ってくるもの（冒頭）

SOP: 新しいデモの予約を担当者に振り分ける

目的: 予約されたデモすべてに HubSpot で正しい担当者がつき、見込み客に準備のメールが届いている。 きっかけ: Calendly でデモが予約される · 頻度: 週に約10件 役割: SDR がすべての手順を行う。（[青木]） ツール: Calendly、HubSpot（営業のワークスペース） 所要時間: 約4分

手順

1. Calendly で新しい予約を開き、見込み客のメールアドレスをコピーする。[確認: コンタクトの探し方] 2. HubSpot で Contacts を開き、Search にアドレスを貼りつける。 3. コンタクトを開き、Company size を確かめる。

  • もし従業員が50人を超えるなら、Contact owner を松田さんにする。そうでなければ自分にする。

4. 同じコンタクトの Lifecycle stage を Sales Qualified Lead にする。 5. コンタクトの画面で Email をクリックし、Templates から demo prep を選ぶ。 6. 最後に Send をクリックする。

完了の条件

  • コンタクトの担当者が、会社の規模のルールと合っている。
  • Lifecycle stage が Sales Qualified Lead になっている。
  • 準備のメールが、コンタクトのアクティビティに表示されている。

この続き、すべての手順、AI が答える前に行うチェックは、スキルをポッドに追加すると使えます。

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チームで使う

AI Skill Pod に追加すると、業務委託の方も含めてチーム全員が、自分の AI から同じ版を使えます。 AI スキルをチームで共有する方法を読む

変更履歴

出典

出典は英語のページです。

  1. Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs), EPA QA/G-6, EPA/600/B-07/001, April 2007 (2026-11-04に確認)
  2. Writing step-by-step instructions - Microsoft Style Guide (2026-11-04に確認)
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