官方技能 · 營運與行政
從說明或錄影寫出 SOP
把說明或螢幕錄影逐字稿整理成 SOP：觸發條件、角色、使用確切標籤的步驟、判斷點、檢查和負責人。
可在 Claude、ChatGPT 和程式設計代理中使用。使用 Team 和 Business 方案時，我們改進官方技能後，你 Pod 裡的這個技能會自動更新。
適用情境
- 熟悉流程的人說明過做法，團隊需要把它寫下來
- 要把例行工作交給新進員工或外包人員
你要提供的內容
- 說明、筆記或錄影逐字稿
- 使用的工具
- 誰負責、多久做一次
你會得到的內容
一份逐步的 SOP，包含「如果……就……」判斷點、完成條件、待釐清問題、負責人和檢討日期。
運作方式
- 寫出成果和觸發條件 目的用一句話寫出工作完成時的狀態（「客戶的收件匣裡收到了發票，而且已記錄在 Xero」）。觸發條件是開始這項工作的事件（「HubSpot 中某筆商機被標為 Won」），而不是「需要時」。
- 列角色，不列人名 「營運專員負責步驟 1-8；財務主管核准步驟 6。」在括號裡寫一次目前負責的人名，這樣人員異動後 SOP 仍然可用。
- 每個步驟只寫一個動作 先說在哪裡，再說做什麼，用祈使的動詞開頭，介面標籤照畫面上的寫法加粗：「在 **Invoices** 頁面，選擇 **New invoice**」、「在 **Due date** 選擇今天起 30 天」。在畫面同一處的簡短動作可以放在同一步；否則就拆開。本技能的預設：如果一個段落超過 12 個步驟，就用小標題拆開。
- 把每個判斷都拉出來 像「通常」、「看情況」、「如果是大單的話」這類說法都是判斷點。每一個都寫成「如果 [條件]，跳到步驟 X；否則繼續。」把模糊的界線改成數字；說明者沒有給數字時，標「[確認門檻]」。
- 加上檢查 執行者在說完成之前要確認的事（紀錄存在、總額相符、信已寄出）。加上說明者提到最常發生的 1-3 個錯誤。
- 填寫管理欄位 負責人（負責讓它保持最新的角色）、最後更新日期，以及檢討日期。EPA 指引建議每 1-2 年定期檢討一次，並在流程改變時隨時更新；本技能的預設是 12 個月，如果工具經常變動則為 6 個月。註明定稿前應由撰寫者以外的人實際測試這份草稿。
- 標出缺口，不要用猜的 來源沒有說到的事，都放進「要問負責人的問題」；絕不編造欄位名稱或設定。
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更新紀錄
- v1.0.1 · · Example: the labels visible in the recording now include Sales Qualified Lead, so the bold label in step 4 comes from the source; step 1 no longer assumes a booking email, step 6 drops a greeting check the speaker never mentioned, and the review date uses the 12-month default instead of an unstated "tool changes often".
- v1.0.0 · · First release.