Offizieller Skill · KI in der Praxis

Team-Glossar erstellen

v1.0.0 · Aktualisiert am 4. November 2026

Erstellt aus Dokumenten ein Team-Glossar: ein bevorzugter Begriff pro Konzept, einfache Definitionen, Wörter zum Vermeiden, Hinweise, Verantwortliche und eine Liste für KI-Anweisungen.

Funktioniert in Claude, ChatGPT und Coding-Agents. In Team und Business aktualisiert sich der offizielle Skill in deinem Pod von selbst, wenn wir ihn verbessern.

Wann du ihn nutzt

• Menschen und KI-Tools nutzen verschiedene Wörter für dieselbe Sache
• Du schreibst Hilfetexte oder KI-Anweisungen und brauchst ein gemeinsames Vokabular

Was du ihm gibst

• Quelldokumente und UI-Texte
• Zielgruppe: intern, Kunden oder beide
• Bereits getroffene Begriffsentscheidungen

Was du bekommst

Eine Glossartabelle von A bis Z und eine einfügefertige Liste „Verwenden / Nicht verwenden“ für KI-Anweisungen.

So funktioniert er

1. Sammle Kandidaten Produkt- und Featurenamen, Geschäftsbegriffe, Abkürzungen, Kennzahlen und jedes Wort, das auf mehr als eine Weise verwendet wird. Zähl, wie oft und wo jede Variante vorkommt.
2. Gruppiere Varianten nach Konzept „Account“, „Kunde“ und „Kundenorganisation“ können ein Konzept sein oder drei. Entscheide mit der Frage: Meinen sie immer dasselbe? Wenn nicht, sind es getrennte Einträge mit schärferen Definitionen.
3. Wähl den bevorzugten Begriff Bevorzuge das Wort, das Kunden im Produkt sehen, dann die häufigste Variante, dann die einfachste. Halte die anderen als „nicht verwenden“ fest, mit Grund (alter Name, mehrdeutig, interner Jargon).
4. Schreib die Definition in einfachen Worten Ein oder zwei Sätze für jemanden, der das Produkt nie gesehen hat. Sag, was es ist und was es vom ähnlichsten Begriff unterscheidet. Keine Definition, die den Begriff wiederholt („Ein Workspace ist ein Workspace für ...“).
5. Ergänze Hinweise zur Verwendung Schreibweise (zusammen, mit Bindestrich, groß oder klein), Plural, ob die Abkürzung bei der ersten Nennung ausgeschrieben wird, und ein Beispielsatz.
6. Leg pro Begriff eine verantwortliche Person fest Die Person oder das Team, das über Änderungen entscheidet (Produkt bei Featurenamen, Recht bei Vertragsbegriffen, Finanzen bei Kennzahlen).
7. Formatiere für Menschen und KI Eine Tabelle von A bis Z, dazu eine kurze Liste „Verwenden / Nicht verwenden“, die sich unverändert in KI-Anweisungen einfügen lässt.

Die SKILL.md

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name: glossary-builder
description: Erstellt aus Dokumenten ein Team-Glossar – jeder Begriff mit einer Definition in einfachen Worten, der bevorzugten Schreibweise, Synonymen und alten Namen, die man vermeidet, einem Beispielsatz und einer verantwortlichen Person –, damit Menschen und KI-Tools gleich über das Geschäft schreiben. Nutze ihn, wenn ein Team ein Glossar, eine Begriffsliste, eine Wortliste für den Styleguide, einheitliche Terminologie oder „wie nennen wir X“ braucht oder einem KI-Assistenten das Vokabular des Unternehmens mitgeben will.
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# Team-Glossar erstellen

Wenn ein Team „Account“ sagt, ein anderes „Kunde“ und das Produkt „Workspace“, driftet jedes Dokument und jede KI-Antwort auseinander. Ein Glossar legt pro Konzept einen Begriff fest, definiert ihn so, dass neue Kolleginnen und Kollegen ihn verstehen, und listet die Wörter auf, die man nicht verwendet. Styleguides wie das A-to-Z von GOV.UK und die Developer Word List von Google funktionieren so: ein Eintrag pro Begriff, eine kurze Regel, „X verwenden, nicht Y“.

## Wann du sie nutzt

- Neue Leute, Kunden oder KI-Assistenten verwenden für dieselbe Sache immer wieder verschiedene Wörter.
- Bevor Hilfeartikel, ein Sales Deck oder KI-Anweisungen geschrieben werden, damit sie dasselbe Vokabular nutzen.
- Teams oder Produkte werden zusammengelegt, die Dinge unterschiedlich benannt haben.
- Nicht, um festzulegen, wie Konzepte zueinander stehen (dafür gibt es ontology-draft), und nicht für einen vollständigen Styleguide (dafür gibt es brand-voice).

## Was du brauchst

- Quelldokumente: Hilfeartikel, UI-Texte des Produkts, Sales Decks, Verträge, Slack-Threads, Tickets.
- Für wen das Glossar ist: interne Mitarbeitende, Kunden oder beide.
- Bereits getroffene Begriffsentscheidungen (Produktnamen, rechtliche Bezeichnungen). Gibt es keine, schlag welche vor und markiere sie mit „[Vorschlag]“.

## Schritte

1. **Sammle Kandidaten.** Produkt- und Featurenamen, Geschäftsbegriffe, Abkürzungen, Kennzahlen und jedes Wort, das auf mehr als eine Weise verwendet wird. Zähl, wie oft und wo jede Variante vorkommt.
2. **Gruppiere Varianten nach Konzept.** „Account“, „Kunde“ und „Kundenorganisation“ können ein Konzept sein oder drei. Entscheide mit der Frage: Meinen sie immer dasselbe? Wenn nicht, sind es getrennte Einträge mit schärferen Definitionen.
3. **Wähl den bevorzugten Begriff.** Bevorzuge das Wort, das Kunden im Produkt sehen, dann die häufigste Variante, dann die einfachste. Halte die anderen als „nicht verwenden“ fest, mit Grund (alter Name, mehrdeutig, interner Jargon).
4. **Schreib die Definition in einfachen Worten.** Ein oder zwei Sätze für jemanden, der das Produkt nie gesehen hat. Sag, was es ist und was es vom ähnlichsten Begriff unterscheidet. Keine Definition, die den Begriff wiederholt („Ein Workspace ist ein Workspace für ...“).
5. **Ergänze Hinweise zur Verwendung.** Schreibweise (zusammen, mit Bindestrich, groß oder klein), Plural, ob die Abkürzung bei der ersten Nennung ausgeschrieben wird, und ein Beispielsatz.
6. **Leg pro Begriff eine verantwortliche Person fest.** Die Person oder das Team, das über Änderungen entscheidet (Produkt bei Featurenamen, Recht bei Vertragsbegriffen, Finanzen bei Kennzahlen).
7. **Formatiere für Menschen und KI.** Eine Tabelle von A bis Z, dazu eine kurze Liste „Verwenden / Nicht verwenden“, die sich unverändert in KI-Anweisungen einfügen lässt.

## Ausgabeformat

```markdown
# Glossar [Team / Unternehmen]
*Version [n], [Datum]. Zielgruppe: [intern / Kunden / beide]. Änderungen: bei der verantwortlichen Person des Begriffs anfragen.*

| Begriff | Definition (einfache Worte) | Nicht verwenden | Hinweise zur Verwendung | Beispiel | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|---|
| [Begriff] | [1–2 Sätze] | [Varianten, warum] | [Schreibweise, Abkürzung] | [Satz] | [Person/Team] |

## Für KI-Anweisungen (unverändert einfügen)
- „[Begriff]“ verwenden, nicht „[Variante]“ oder „[Variante]“.

## Offene Entscheidungen
- [Zwei Teams sind sich bei X uneinig] – Optionen: [a / b] – entscheidet: [Name]
```

## Beispiel

**Eingabe:** „Dokumente zu Schichtly (App für die Schichtplanung). In der UI steht ‚Workspace‘. Im Sales Deck stehen ‚Account‘ und ‚Organisation‘. In Support-Tickets steht ‚Firma‘. Das Hilfecenter nennt dasselbe Feature mal ‚Schichttausch‘, mal ‚Tauschanfrage‘. Die Finanzen berichten ‚MRR‘ und ‚Monatsumsatz‘. Manche Dokumente schreiben ‚E-Mail‘, andere ‚Email‘ oder ‚eMail‘.“

**Ausgabe:**

```markdown
# Glossar Schichtly
*Version 1, 4. Nov. Zielgruppe: beide. Änderungen: bei der verantwortlichen Person des Begriffs anfragen.*

| Begriff | Definition (einfache Worte) | Nicht verwenden | Hinweise zur Verwendung | Beispiel | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|---|
| E-Mail | Eine elektronische Nachricht oder die Adresse, an die sie geht | Email, eMail, E-mail (uneinheitliche Schreibweisen) | Mit Bindestrich, beide Teile groß; in Zusammensetzungen „E-Mail-Adresse“ | „Melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an.“ | Produkt |
| MRR | Monthly Recurring Revenue: der Abo-Umsatz, den wir jeden Monat erwarten, ohne einmalige Gebühren | Monatsumsatz (mehrdeutig: kann einmalige Gebühren enthalten) | In Texten für Kunden bei der ersten Nennung ausschreiben | „Der MRR ist im März auf [Zahl] gestiegen.“ | Finanzen |
| Schichttausch | Eine Anfrage von Mitarbeitenden, ihre Schicht an jemanden aus dem Team abzugeben; die Leitung gibt sie frei | Tauschanfrage (alter Name) | Der Schichttausch, Plural „Schichttausche“ | „Starten Sie einen Schichttausch im Tab ‚Dienstplan‘.“ | Produkt |
| Workspace | Der Bereich in Schichtly, in dem ein Arbeitgeber seine Dienstpläne und sein Personal verwaltet; ein Unternehmen kann mehrere haben | Account, Organisation, Firma (verwechselbar mit dem zahlenden Kunden als Rechtsperson) | Der Workspace, so geschrieben wie in der UI | „Lade die Leitungen in deinen Workspace ein.“ | Produkt |

## Für KI-Anweisungen (unverändert einfügen)
- „Workspace“ verwenden, nicht „Account“, „Organisation“ oder „Firma“, für den Bereich in Schichtly, in dem die Dienstpläne liegen.
- „Schichttausch“ verwenden, nicht „Tauschanfrage“.
- „E-Mail“ schreiben, nie „Email“, „eMail“ oder „E-mail“.
- „MRR“ nur für wiederkehrenden Umsatz verwenden; bei der ersten Nennung ausschreiben.

## Offene Entscheidungen
- Brauchen wir einen eigenen Begriff für die zahlende Rechtsperson (z. B. „Kunde“) im Unterschied zum Workspace? – Optionen: „Kunde“ als eigenen Eintrag aufnehmen / weglassen – entscheidet: Head of Product
```

## Prüfen vor dem Senden

- [ ] Jedes Konzept hat genau einen bevorzugten Begriff.
- [ ] Jede Definition ist ohne Produktkenntnis verständlich und wiederholt den Begriff nicht.
- [ ] Jede „Nicht verwenden“-Variante sagt, warum.
- [ ] Jeder Begriff hat eine verantwortliche Person, die über Änderungen entscheidet.
- [ ] Die Liste für KI-Anweisungen stimmt genau mit der Tabelle überein.

## Häufige Fehler

- Einen Begriff mit Jargon aus demselben Glossar definieren. Definier ihn mit Wörtern, die neue Leute kennen.
- Zwei „zulässige“ Synonyme behalten. Wähl eins; es geht um Einheitlichkeit.
- Das Glossar in einem Dokument liegen lassen, das niemand öffnet. Füg die kurze Liste in die Anweisungen eures KI-Assistenten und in den Styleguide des Hilfecenters ein.

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Änderungen

• v1.0.0 · 4. November 2026 · First release.