ChatGPT や Claude で社内告知文を書く方法

そのまま使える頼み方

例

架空の例です。従業員 60 人の建設コンサルタント会社が、社内のファイルサーバーを Google ドライブに移します。事実は、12 月 1 日からドライブ、11 月 27 日にサーバーは読み取り専用、チームリーダーは 11 月 26 日までにチームのフォルダを移す、フォルダの名前とだれが開けるかは変わらない、理由はサーバーが 7 年目で自宅からつながらないこと、質問は情報システムの木村か #it-help、11 月 24 日 16 時に相談会、です。メール：

最初の下書きには「古いサーバーは近日中に廃止」とありました。事実に止める日がなかったので、AI は「廃止」に [確認] とつけ、木村さんは次の告知で日付を書くことにしました。

自分に残ること

1. 日付と担当を決めてから書かせる。
2. 日付はすべて計画と照らす。1 つ違えば告知は台なし。
3. 給与、職務、労働時間に関わる変更は、全体の告知の前にマネージャーが本人に伝える。
4. 就業規則を変えるなら、告知の前に手続を。労働基準法 第90条の意見聴取、常時 10 人以上なら第89条の労働基準監督署への届出、第106条の周知が要ります。
5. 期限の前日に、同じ形でリマインダーを送る。

この記事は日本の法令で書いています。このページの英語版は、米国を含むほかの国について、雇用条件に触れる変更をその国の法令と人事に確かめるよう書いています。

次の一歩：業務のプロジェクト

告知、手順書、チェックリストは、どれも同じ道具とチームの事実を使います。業務効率化に Claude のプロジェクトを使うなら、その事実を 1 か所に置け、どの告知もそこから始められます。

よくある質問

社内告知文は AI で書ける？

渡した事実から書けます。何が変わるか、日付、だれがいつまでに何をするか、理由、質問を受ける人です。最初の 2 文に結論を書き、「近日中」ではなく日付で書くよう頼みます。渡していないことは埋めさせず、確認の印をつけさせます。

読まれる告知文にするには？

変更、日付、読み手がすることを最初の 2 文に書きます。Nielsen Norman Group の逆ピラミッドの考え方は、いちばん大事な情報から始めることです。続けて、変わることと変わらないこと、短く平易な理由、影響を受けるグループごとの日付つきの行動を書きます。

就業規則が変わるときの告知は？

告知の前に、法律の手続が要ります。労働基準法 第90条は、就業規則の変更について、労働者の過半数で組織する労働組合か過半数代表者の意見を聴くよう求め、常時 10 人以上を使う会社には第89条が労働基準監督署への届出を求め、第106条は、変えた就業規則を掲示や書面の交付などで周知させるよう求めています。告知文はその手続の代わりにはならないので、人事と順番を決めてから出します。