仕事での AI の使い方：まず何から始めるか

「AI を勉強する」より「作業を 1 つ」

AI を試してみた人の多くは、チャットを開いて漠然とした質問をし、漠然とした答えが返ってきて、そこでやめてしまいます。使い続けている人は、AI がうまくこなせる自分の作業を 1 つ見つけた人です。初期の大規模な実地調査では、AI の補助を受けたサポート担当者の 1 時間あたりの解決件数が平均で 14%、経験の浅い人では 34% 増えました。効果が出たのは毎日の仕事そのものでした。AI の一般知識を学んだからではありません。

もう早すぎるということもありません。Microsoft と LinkedIn が 2024 年に約 3 万 1,000 人を調べたところ、知識労働者の 75% がすでに仕事で AI を使っていました。ほとんどの人は小さな作業 1 つから始めています。

最初の作業の選び方

先週やったことを書き出して、それぞれを次の 4 点で見ます。4 つすべてに当てはまるものが、最初の作業に向いています。

• くり返しがある：週 1 回以上。準備の手間が回収できます。
• 時間がかかる：20 分以上。半分になれば効果がはっきりします。
• すぐ確かめられる：内容をよく知っているので、間違いに 2 分で気づける。
• 社外秘ではない：お客さまの名前、給与、パスワードを入れずにできる。AI に貼ってはいけないものも参考に。

向いているのは、週報、会議メモからの宿題の整理、よく来る問い合わせへの返信の下書き、求人票、送られてきた長い資料の要約などです。法務に関わるもの、自分で計算し直せない数字が入るもの、読まずにそのままお客さまに出るものは、最初の作業には向きません。

例：工務店の事務担当の場合

架空の例です。社員 15 人の工務店で事務を担当する佐藤さんが、先週の仕事を書き出すと 9 つありました。4 点すべてに当てはまったのは 3 つ。月曜の社長向け現場進捗のまとめ（40 分）、「見積もりはいつ出ますか」という問い合わせメールへの返信（週 10 通ほど）、木曜の資材業者との打ち合わせメモの清書（25 分）です。

佐藤さんは打ち合わせメモから始めました。最初に「この打ち合わせを要約して」と頼むと、ぼんやりした文章が返ってきました。2 回目は、こう頼みました。

直したのは 2 か所だけでした。その週に 3 回分の打ち合わせで試して時間を測ると、手直しを含めて 25 分が 9 分になりました。これが佐藤さんの最初の使い道です。翌週は見積もりの問い合わせへの返信を試します。

最初の 5 日間

1. 1 日目：書き出して選ぶ。先週の作業を書き出し、4 点で見て 1 つ選ぶ。一度、AI なしでかかる時間を測る。
2. 2 日目：無料アカウントを作る。ChatGPT でも Claude でもかまいません。会社に AI の利用ルールがあれば、先に確認します。
3. 3 日目：頼み方を書く。だれ向けか、どんな出来ならよいか、長さ、名前を消した過去の見本を 1 つ。わからないところは質問するように頼む。
4. 4 日目：直して記録する。下書きを直し、どこをなぜ直したかを AI にも伝える。頼み方はメモに保存して、毎回書き直さない。
5. 5 日目：時間を比べる。手直しを含めて 1 日目と比べる。速くなっていて、そのまま出せる出来なら続けます。

1 週間たったら

うまくいけば、毎回貼りつける「頼み方」が手元に残ります。次に片づけるのはそこです。同じ指示を貼り続けていると、少しずつ違う版が 5 つできてしまいます。毎回同じプロンプトを貼るのをやめる方法で次の一歩を紹介しています。どの AI を使い続けるか迷っているなら、仕事で使うなら ChatGPT と Claude のどちらかで、ふだんの作業で比べる方法を説明しています。

どの作業から始めるか決めきれないときは、下の AI スキルが 1 週間の仕事について質問し、AI で時間を減らせる順に作業を並べます。最初の 1 回を、効果の出る作業に使えます。

よくある質問

仕事で最初に AI に任せるなら、どんな作業がいい？

毎週あって、20 分以上かかり、結果を自分で 2 分あれば確かめられる作業です。週報、会議メモの整理、よく来る問い合わせへの返信の下書きなど。間違えると損が大きく、しかも間違いに気づきにくい作業は後回しにします。

始めるのに有料プランは必要？

いりません。ChatGPT も Claude も無料プランがあります。毎日使うようになって無料プランの上限にぶつかるようになったら、または会社のデータを扱うために法人向けプランが必要になったら、そのとき考えれば十分です。

AI で本当に時間が減ったか、どう確かめる？

始める前に一度、AI なしでその作業にかかる時間を測ります。そのあと 1 週間、AI を使って同じ作業をし、下書きを直す時間も含めて測ります。直したあとのものをそのまま出せて、しかも短くなっていれば続ける価値があります。