官方技能 · AI 實務

為 AI 搜尋整理文件

v1.0.1 · 2026 年 11 月 4 日更新

替會搜尋文件的 AI 助理整理文件：清單、負責人、移除過時副本、權限、適合切片的段落、中繼資料，以及測試問題。

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可在 Claude、ChatGPT 和程式設計代理中使用。使用 Team 和 Business 方案時，我們改進官方技能後，你 Pod 裡的這個技能會自動更新。

適用情境

你要把文件放進聊天機器人、自訂 GPT 或 Claude 專案
助理引用過時或錯誤的文件來回答

你要提供的內容

附負責人和日期的文件清單
助理的用途
誰可以看什麼
大家真的問過的問題

你會得到的內容

一份附保留／移除／修正處理方式的清單、要解決的矛盾、結構調整清單、中繼資料欄位，以及附預期來源的測試問題。

運作方式

建立清單 每份文件一列：標題、負責人（一個人）、最後更新日期、閱讀對象和狀態（現行、草稿、已封存）。沒有負責人的文件，要先指定負責人才能放進去，否則就不放。
移除重複和過時的版本 每個主題只保留一個現行版本。拿掉草稿、「v2-最終版-真的最終版」之類的副本，以及 12 個月內沒人審閱過的文件，除非負責人確認內容仍然正確（本技能的預設門檻）。兩份現行文件內容不一致時，在負責人解決之前兩份都不放。
確認權限 依誰可以看把文件分組。如果工具無法依使用者過濾，限制存取的文件（薪資級距、合約、人事案件、客戶資料）就完全不放進共用的助理。絕不依賴「告訴 AI 不要透露」。
為片段重新整理結構 每段一個主題，標題要說出主題（「年繳方案的退款」，而不是「其他」）。每段都必須單獨看得懂：重複寫出產品或規章名稱，而不是用「它」或「如上所述」。跨頁的表格，改成每個主題一張表。把圖片和掃描 PDF 裡的重要事實，移到文字中。
加入中繼資料 放在每份文件最上方，或工具提供的欄位中：標題、負責人、最後審閱日期、閱讀對象、產品或領域，以及狀態。檢索工具可以用這些來過濾，AI 也能據此引用。
寫出附預期來源的測試問題 10 到 20 個問題，每題寫出應該回答它的文件和段落，以及一行正確答案。其中放 2 到 3 個來源不應該回答的問題（助理應該說它不知道）。
執行測試並修正來源 逐題提問，記錄是否引用了正確的段落、答案是否正確。先在文件中修正失敗的項目（標題、缺少的事實、互相矛盾的副本），再重新測試。每次新增或修改文件，都重跑整組問題。

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