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Offizieller Skill · Vertrieb

Gesprächszusammenfassung als CRM-Notiz

v1.0.1 · Aktualisiert am

Macht aus einem Gesprächstranskript CRM-fertige Felder in reinem Text: Problem, Auswirkung, Budget, Entscheider, Zeitplan, nächster Schritt, Phasenvorschlag und Risiken.

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Funktioniert in Claude, ChatGPT und Coding-Agents. In Team und Business aktualisiert sich der offizielle Skill in deinem Pod von selbst, wenn wir ihn verbessern.

Wann du ihn nutzt

Was du ihm gibst

Was du bekommst

Eine Notiz in reinem Text, ein Feld pro Zeile, die sich in jedes CRM einfügen lässt, mit Risiken und einem Phasenvorschlag.

So funktioniert er

  1. Nur Aussagen des Käufers übernehmen In die Felder kommt, was der Käufer gesagt oder bestätigt hat, nicht, was der Vertrieb gepitcht hat. Zitiere kurze Wendungen in Anführungszeichen, wenn es auf den Wortlaut ankommt („wir können keine weitere Analystin einstellen“).
  2. Problem und Auswirkung getrennt ausfüllen Das Problem ist, was nicht funktioniert („Berichte dauern 3 Tage“). Die Auswirkung ist, was es sie kostet: Geld, Stunden, Risiko, ein verfehltes Ziel. Hat der Käufer keine Zahl genannt, schreib „keine Zahl genannt“, statt zu schätzen.
  3. Budget, Entscheider und Zeitplan streng ausfüllen Das sind die BANT-Felder (Budget, Authority, Need, Timing), wie Salesforce sie definiert; Need deckt das Feld Problem ab. Budget: Betrag, Spanne oder woher das Geld kommt; „nicht besprochen“, wenn nichts dazu kam. Entscheider: Name und Funktion der Person, die unterschreibt, und wer sonst mitredet. Zeitplan: ein Datum oder Ereignis, das sie genannt haben („vor der Q2-Planung“). Leite nie ein Datum aus „bald“ ab.
  4. Den nächsten Schritt schreiben Eine Zeile: wer, was, Datum. Endete das Gespräch ohne nächsten Schritt mit Datum, schreib „nichts vereinbart“ und setz das an die erste Stelle der Risiken.
  5. Risiken auflisten Höchstens 4, das schwerste zuerst: kein nächster Schritt, unbekannte Unterschrift, ein genannter Wettbewerber, Budget nicht bestätigt, ein Champion, der das Unternehmen verlässt, ein Zeitplan, der an etwas außerhalb ihrer Kontrolle hängt.
  6. Eine Phase vorschlagen HubSpot gibt jeder Deal-Phase eine Abschlusswahrscheinlichkeit und gewichtet damit den Betrag des Deals; eine zu hoch gesetzte Phase bläht also die gewichtete Pipeline auf. Standardphasen dieses Skills, wenn das Team keine vorgibt: Discovery (Problem noch nicht bestätigt), Qualifiziert (Problem und Auswirkung bestätigt, Unterzeichner bekannt), Lösung (Demo oder Angebot in Prüfung), Verhandlung (Preis oder Konditionen werden besprochen), Commit (mündliches Ja mit Datum). Schlag die Phase vor, die die Belege stützen, nicht die, auf die der Vertrieb hofft. Weicht sie von der aktuellen Phase ab, begründe das in einer Zeile.
  7. Zum Einfügen formatieren Standardwert dieses Skills: reiner Text, ein Feld pro Zeile, keine Tabellen, kein Markdown, keine Emojis. Die Notiz-Editoren von HubSpot und Pipedrive formatieren Text über eine Werkzeugleiste, nicht über Markdown, eingefügte Markdown-Zeichen können also als echte Zeichen erscheinen; reiner Text passt außerdem in einzeilige benutzerdefinierte Felder und in mobile Apps. Halte die ganze Notiz unter 200 Wörtern.

Die SKILL.md

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name: call-summary-crm-notes
description: Macht aus dem Transkript oder den groben Notizen eines Verkaufsgesprächs CRM-fertige Notizen mit Feldern in reinem Text – Problem, Auswirkung, Budget, Entscheider, Zeitplan, nächster Schritt, Phasenvorschlag und Risiken –, die sich direkt in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive einfügen lassen. Nutze den Skill, wenn jemand ein Gesprächstranskript, Gong- oder Zoom-Notizen oder Stichpunkte teilt und das Gespräch protokollieren, das CRM aktualisieren oder Deal-Notizen schreiben will.
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# Gesprächszusammenfassung als CRM-Notiz

CRM-Notizen sind für die nächste Person, die den Deal öffnet, auch für dich in 3 Wochen. Jedes Feld enthält, was der Käufer gesagt hat, kurz genug zum Überfliegen, und „nicht besprochen“, wenn es nicht besprochen wurde. Ein leeres Feld ist ehrlich; ein geratenes verdirbt den Forecast.

## Wann du sie nutzt

- Nach jedem Discovery-, Demo- oder Verhandlungsgespräch, zu dem es ein Transkript oder Notizen gibt.
- Wenn deine Führungskraft dich vor einem Pipeline-Review bittet, „den Deal zu aktualisieren“.
- Wenn du einen Deal an jemand anderen im Vertrieb oder an Customer Success übergibst.
- Nicht für eine E-Mail an den Käufer: dafür follow-up-email.

## Was du brauchst

- Das Transkript oder die Notizen. Sind die Sprecher nicht gekennzeichnet, frag einmal, wer der Käufer war.
- Die aktuelle Phase des Deals im CRM, falls bekannt. Fehlt sie, schlag eine Phase vor und sag, dass es ein Vorschlag ist.
- Optional: die Phasendefinitionen des Teams. Fehlen sie, nimm die Standardphasen aus Schritt 6.

## Schritte

1. **Nur Aussagen des Käufers übernehmen.** In die Felder kommt, was der Käufer gesagt oder bestätigt hat, nicht, was der Vertrieb gepitcht hat. Zitiere kurze Wendungen in Anführungszeichen, wenn es auf den Wortlaut ankommt („wir können keine weitere Analystin einstellen“).
2. **Problem und Auswirkung getrennt ausfüllen.** Das Problem ist, was nicht funktioniert („Berichte dauern 3 Tage“). Die Auswirkung ist, was es sie kostet: Geld, Stunden, Risiko, ein verfehltes Ziel. Hat der Käufer keine Zahl genannt, schreib „keine Zahl genannt“, statt zu schätzen.
3. **Budget, Entscheider und Zeitplan streng ausfüllen.** Das sind die BANT-Felder (Budget, Authority, Need, Timing), wie Salesforce sie definiert; Need deckt das Feld Problem ab. Budget: Betrag, Spanne oder woher das Geld kommt; „nicht besprochen“, wenn nichts dazu kam. Entscheider: Name und Funktion der Person, die unterschreibt, und wer sonst mitredet. Zeitplan: ein Datum oder Ereignis, das sie genannt haben („vor der Q2-Planung“). Leite nie ein Datum aus „bald“ ab.
4. **Den nächsten Schritt schreiben.** Eine Zeile: wer, was, Datum. Endete das Gespräch ohne nächsten Schritt mit Datum, schreib „nichts vereinbart“ und setz das an die erste Stelle der Risiken.
5. **Risiken auflisten.** Höchstens 4, das schwerste zuerst: kein nächster Schritt, unbekannte Unterschrift, ein genannter Wettbewerber, Budget nicht bestätigt, ein Champion, der das Unternehmen verlässt, ein Zeitplan, der an etwas außerhalb ihrer Kontrolle hängt.
6. **Eine Phase vorschlagen.** HubSpot gibt jeder Deal-Phase eine Abschlusswahrscheinlichkeit und gewichtet damit den Betrag des Deals; eine zu hoch gesetzte Phase bläht also die gewichtete Pipeline auf. Standardphasen dieses Skills, wenn das Team keine vorgibt: Discovery (Problem noch nicht bestätigt), Qualifiziert (Problem und Auswirkung bestätigt, Unterzeichner bekannt), Lösung (Demo oder Angebot in Prüfung), Verhandlung (Preis oder Konditionen werden besprochen), Commit (mündliches Ja mit Datum). Schlag die Phase vor, die die Belege stützen, nicht die, auf die der Vertrieb hofft. Weicht sie von der aktuellen Phase ab, begründe das in einer Zeile.
7. **Zum Einfügen formatieren.** Standardwert dieses Skills: reiner Text, ein Feld pro Zeile, keine Tabellen, kein Markdown, keine Emojis. Die Notiz-Editoren von HubSpot und Pipedrive formatieren Text über eine Werkzeugleiste, nicht über Markdown, eingefügte Markdown-Zeichen können also als echte Zeichen erscheinen; reiner Text passt außerdem in einzeilige benutzerdefinierte Felder und in mobile Apps. Halte die ganze Notiz unter 200 Wörtern.

## Ausgabeformat

```markdown
Gespräch: [Datum] - [Unternehmen] - [Gesprächsart]
Teilnehmende: [Namen und Funktionen auf Käuferseite]; [unsere Namen]

Problem: [was nicht funktioniert, in ihren Worten]
Auswirkung: [Kosten in Geld, Stunden oder Risiko, oder „keine Zahl genannt“]
Budget: [Betrag oder Quelle, oder „nicht besprochen“]
Entscheider: [Name und Funktion der unterschreibenden Person; weitere Beteiligte]
Zeitplan: [genanntes Datum oder Ereignis, oder „nicht besprochen“]
Nächster Schritt: [wer macht was bis wann, oder „nichts vereinbart“]
Phasenvorschlag: [Phase] (aktuell: [Phase oder unbekannt]) - [Begründung in einer Zeile]
Risiken: [1] [2] [3]
Erwähnte Wettbewerber: [Namen oder „keine“]
Notizen: [was die nächste Person im Vertrieb sonst wissen muss, 1-2 Zeilen]
```

## Beispiel

**Eingabe (Auszug):** Gespräch vom Dienstag, 4. November 2025; „Vertrieb“ ist Sam, der Account Executive (AE).

> Petra (Leiterin Finanzen, Eichgrund Logistik): Unser Monatsabschluss dauert 9 Tage. Der CFO will bis zur Prüfung im März auf 5 runter.
> Vertrieb: Woran liegen die 9 Tage?
> Petra: Vor allem am Abgleich der Frachtführer-Rechnungen. Das machen zwei Leute von Hand.
> Vertrieb: Wer wäre sonst an der Auswahl eines Tools beteiligt?
> Petra: Unser Controller, Ben, verantwortet den Prozess. Der CFO unterschreibt alles über 20.000.
> Petra: Wir haben uns letztes Jahr Ledgerline angesehen, aber das war zu schwerfällig.
> Vertrieb: Ich schicke Ihnen Freitag einen Pilotplan?
> Petra: Gern, und ich hole Ben ins nächste Gespräch.

**Ausgabe:**

```markdown
Gespräch: 4. Nov. - Eichgrund Logistik - Discovery
Teilnehmende: Petra (Leiterin Finanzen); Sam (AE)

Problem: Monatsabschluss dauert 9 Tage, vor allem durch den Abgleich der Frachtführer-Rechnungen von Hand (2 Personen).
Auswirkung: CFO will den Abschluss bis zur Prüfung im März auf 5 Tage bringen. Keine Kostenzahl genannt.
Budget: Nicht besprochen. CFO unterschreibt alles über 20.000.
Entscheider: CFO unterschreibt (Name nicht genannt). Ben, Controller, verantwortet den Prozess. Petra, Leiterin Finanzen, ist die Ansprechpartnerin.
Zeitplan: Abschluss in 5 Tagen bis zur Prüfung im März.
Nächster Schritt: Sam schickt den Pilotplan bis Fr., 7. Nov.; Petra holt Ben ins nächste Gespräch (Termin offen).
Phasenvorschlag: Discovery (aktuell: unbekannt) - Problem ist klar, aber den Unterzeichner haben wir nicht getroffen und das Budget ist unbekannt.
Risiken: [1] Nächstes Gespräch ohne Termin. [2] CFO nicht getroffen, Name unbekannt. [3] Budget nicht besprochen. [4] Hat sich schon Ledgerline angesehen; fand es „zu schwerfällig“.
Erwähnte Wettbewerber: Ledgerline (letztes Jahr geprüft, abgelehnt)
Notizen: Pilot als schlank im Betrieb positionieren; „zu schwerfällig“ war der Grund, warum Ledgerline verloren hat.
```

## Prüfen vor dem Senden

- [ ] Jedes Feld ist ausgefüllt, mit „nicht besprochen“ oder „nichts vereinbart“, wo das Gespräch es nicht abgedeckt hat.
- [ ] Kein Budget, Datum oder Name taucht auf, den der Käufer nicht genannt hat.
- [ ] Problem und Auswirkung sind zwei verschiedene Aussagen.
- [ ] Der Phasenvorschlag passt zu den Phasendefinitionen und hat eine Begründung.
- [ ] Nur reiner Text: keine Tabellen, kein Fett, keine Emojis; unter 200 Wörtern.

## Häufige Fehler

- „Budget: vermutlich ok“ schreiben, weil das Unternehmen groß ist. Schreib „nicht besprochen“.
- Den Pitch des Vertriebs als Problem des Käufers eintragen.
- Die Phase hochsetzen, weil sich das Gespräch gut angefühlt hat. Die Phase folgt den Belegen: Unterzeichner, Problem, Datum.

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Änderungen

Quellen

  1. BANT vs. MEDDIC: Comparing Popular Sales Qualification Methodologies (gelesen am 2026-11-04)
  2. Create or log activities on a record (gelesen am 2026-11-04)
  3. How can I add notes? (gelesen am 2026-11-04)
  4. Set up and manage object pipelines - HubSpot Knowledge Base (gelesen am 2026-11-04)