仕入先の請求書を AI で確かめてから払う方法

そのまま使える頼み方

例

架空の例です。カフェのグループに、コーヒーの仕入先から 10 月分の請求書が届き、添えられたメールには振込先の銀行が変わったとあります。確認の結果：

事務の担当が契約書の番号で仕入先に電話すると、仕入先は銀行を変えていませんでした。メールは仕入先からのものではなかったのです。だれも払いませんでした。

人に残ること

1. 支払いの承認。確認が言うのは承認か保留かだけ。
2. 振込先の変更は、すでに信頼している別の経路で確かめる。
3. 計算し直した合計を確かめてから、仕入先に訂正を頼む。
4. アカウントを選ぶ：経理のデータには会社のアカウント。個人のプランなら先に学習をオフに。
5. 頼み方を保存し、どの請求書も同じ確認にする。

次の一歩：頼み方を保存する

どの請求書にも使う確認は、使い回せる場所に置きます。経理で使える ChatGPT プロンプトと保存先で置き場所を説明しています。社員の経費精算は経費精算を AI で規程と照らし合わせる方法で。

よくある質問

請求書のチェックに AI は使える？

人が承認する前の最初の確かめに使えます。仕入先とインボイスの記載事項を照らし、振込先を登録済みのものと比べ、すべての行の計算をやり直し、請求書を発注書と受け取りと照らし、税率、条件、二重請求を確かめ、承認か保留かを理由とともに返します。支払いを承認するのは人です。

請求書のチェックで最初に見るのは？

振込先の変更です。新しい口座番号や、「振込先が変わりました」というメールは、別の経路で確かめるまで保留にします。米国 FBI の注意喚起も、口座の情報の変更は別の経路で確かめるよう勧めています。たとえば、すでに知っている番号に電話します。

インボイスの記載事項も AI に確かめさせられる？

できます。国税庁の概要にある 6 つ（交付を受ける相手の名称、売手の名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの合計と税率、税率ごとの消費税額等）がそろっているかを挙げさせます。登録番号が有効かは、国税庁の公表サイトで自分で確かめます。