ガイド
経理で使える ChatGPT プロンプトと、その保存先
経理で取っておく価値のあるプロンプトは、数字のまわりの文章のためのものです。自社の重要性の基準をつけた予実差異の説明、担当者と期日つきの月次決算のチェックリスト、ていねいな支払いのお願い、役員向けの 1 ページの要約。数字はすべて表計算が元で、AI は説明と下書きを受け持ちます。下の 4 つを写し、データを学習に使わない会社のアカウントで使い、AI が自分で読む場所に保存します。基準はカスタム指示に、月ごとのファイルはプロジェクトに、くり返す作業はスキルに。
要点
- プロンプトは 4 つ：予実差異の説明、月次決算のチェックリスト、支払いのお願い、役員向けの要約。
- 計算は表計算、説明は AI。AI が書いた数字は計算し直す。
- 財務データは会社のアカウントだけで。
- 保存先：基準はカスタム指示、月はプロジェクト、作業はスキル。
4 つのプロンプト
1. 予実差異の説明
「この表から［月］の予算と実績の差を説明してください。コメントするのは［5% かつ 30 万円］を超える行だけ。それぞれについて、有利か不利か、要因（時期、単価、数量、一時的なもの）、対応。新しい計算はしないでください。表：［貼りつけ］」
2. 月次決算のチェックリスト
「自社の月次決算のチェックリストを作ってください。作業ごとに、［氏名］から担当者を 1 人、月末から何営業日目が期日か。預金と法人カードの照合、未払・未収の計上、給与、請求書、最終確認を含めて。今の一覧：［貼りつけ］」
照合ごとのレビュー担当と、作業ごとの「終わりの条件」まで入れた月次決算は、経理の ChatGPT 活用で説明しています。
3. 支払いのお願い
「請求書［番号］、［金額］、期日から［日数］日過ぎています。1 回目のていねいなお願いとして、請求書の内容、支払い方法、問い合わせ先を書いてください。強い言い方はしない。200 字以内。」
4. 役員向けの要約
「今月の月次資料を 1 ページにまとめてください。大事な数字 3 つ、何が変わってなぜか、資金の残り月数、決めてほしいこと 1 つ。資料にある数字だけを使って。資料：［貼りつけ］」
どこに保存するか
| 内容 | 保存先 | 理由 |
|---|---|---|
| 重要性の基準、通貨、社内の書き方 | カスタム指示 | どのチャットにも適用される |
| 1 か月分の資料とメモ | 月ごと、または会社ごとのプロジェクト | 指示とファイルがそのプロジェクトの中で効く |
| 毎月くり返す作業 | スキル | その作業を頼んだときに読み込まれる |
OpenAI と Anthropic のヘルプページから、2026 年 11 月 5 日に確認。
例
架空の例です。社員 35 人のデザイン会社で経理を担当する大川さんは、毎月、予実差異の説明をゼロから書き、そのたびに会社の重要性の基準を ChatGPT に説明し直していました。そこで、こう移しました。
- カスタム指示：「デザイン会社の経理。金額は円。重要性の基準は 5% かつ 30 万円。計算はせず、渡した数字を説明する。」
- 月ごとの決算のプロジェクト：その月の資料と前月の説明を入れて。
- 予実差異の説明をスキルに：自社の形式と、役員の評判がよかった過去の説明 2 本を入れて。
10 月のプロジェクトで「10 月の予実差異の説明、表は下」と打つと、外注費が予算を 18% 上回った理由を「時期：2 件の案件の前倒し」とした下書きが返ってきました。大川さんは元帳で数字を確かめて説明はそのまま使い、AI には知りようのないことを 1 つ書き足しました。その 2 件は、お客さまからすでに入金済みだということです。
最初のプロンプトを保存する
- 毎月書き直しているプロンプトを選ぶ。
- 自社の基準と過去の見本 2 本を足す。
- 基準をカスタム指示に移す。
- 作業をスキルとして保存し、先月の数字で試す。
- メモにある古いコピーを消す。
次の一歩：経理チーム全員のルール
経理のほかの人がお客さまや会社の数字を貼る前に、ルールを決めましょう。経理が AI に入れてよい情報へ。これらのプロンプトから作るスキルは経理で使う Claude スキルで。
このテーマに使えるスキル
- AI 活用プロンプトをスキルにするうまくいったプロンプトを、正しい name、使う場面を書いた description、手順、出力のテンプレート、例、確認項目つきのチームで使い回せるスキルにする。
- 財務・経理予実差異メモ基準を超えた予実差異について、有利か不利か、要因（期ずれ、数量、単価、一過性）、通期見通しへの影響を説明する。
- 財務・経理月次決算チェックリスト小さな会社の月次決算チェックリストを作る。照合、未払計上、前受収益、給与、レビューまでを、担当者と月末からの営業日つきで並べる。
- 財務・経理入金催促メール未入金の請求書の催促メールを、期日前から30日以上の超過まで段階ごとに書く。丁寧だがきっぱりと、請求の内容と支払い方法を冒頭に置く。
よくある質問
経理に役立つ ChatGPT のプロンプトは？
数字のまわりの文章のためのものです。重要性の基準をつけた予実差異の説明、担当者と期日つきの月次決算のチェックリスト、ていねいな支払いのお願い、役員向けの 1 ページの要約。文章は AI が書き、数字はすべて表計算が元になります。
会社の財務データを ChatGPT に入れてもいい？
ChatGPT Business や Claude Team のように初期設定でデータを学習に使わないプランの会社アカウントで、契約の範囲内だけにします。パスワードはどの AI にも入れず、口座情報や公表前の決算は個人のアカウントには決して入れません。
ChatGPT に計算をさせてもいい？
計算は表計算に任せ、その結果を AI に渡して説明させます。AI が書いた数字は、外に出す前にすべて計算し直します。
AI スキル
AI に、うまくいったプロンプトをチームで使えるスキルにさせる
このスキルを AI Skill Pod に入れれば、チーム全員が自分の Claude、Cursor、ChatGPT（Pro・Business・Enterprise）で使えます。招待リンク 1 つで共有でき、無料で始められます。「プロンプトをスキルにする」スキルで、AI が、そのまま承認できる下書きが返ってきたプロンプトを、自社の基準と形式の入ったスキルにします。月次決算は、チームで決めた基準から始まります。
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出典
- OpenAI ヘルプ：ChatGPT custom instructions — すべてのチャットに適用。検索結果の本文で確認 (閲覧 2026-11-05)
- OpenAI ヘルプ：Projects in ChatGPT — 検索結果の本文で確認 (閲覧 2026-11-05)
- Claude ヘルプセンター：Using skills in Claude — 全プラン（コード実行をオン） (閲覧 2026-11-05)
- ChatGPT の料金 — Business：初期設定でビジネスデータを学習に使わない (閲覧 2026-11-05)
- Anthropic プライバシーセンター：法人向け製品 — 初期設定で学習に使わない (閲覧 2026-11-05)