経費精算を AI で規程と照らし合わせる方法

そのまま使える頼み方

例

架空の会社と規程の例です。30 人の会社の規程は、顧客との会食は参加者名を書いて 1 人 6,000 円まで、タクシーは領収書が必要、宿泊は 1 泊 18,000 円まで。営業担当の 2 日間の顧客訪問の申請が、こう返ってきました。

規程を超えた金額は、会食の上限を超えた分の 3,000 円。本人への質問は「タクシーの領収書を添付できますか」と「規程に空港のラウンジの記載がありません。何のための利用でしたか」。経理の責任者は宿泊を承認し、2 つの質問を送り、規程にラウンジの項目を足しました。

チームで使えるようにする

1. 規程を数字で書く。「常識の範囲で」は確かめられない。
2. 承認する人全員が同じ頼み方を使い、同じように確かめる。
3. カード番号や個人の情報は確かめに要らなければ消し、会社が認めたアカウントを使う。
4. 同じ要確認が 2 回出たら、規程に項目を足す。
5. 承認者の判断と本人の答えを申請と一緒に残す。

足りない領収書を挙げるのは、規程のためだけではありません。国税庁によると、消費税の仕入税額控除にはインボイスの保存が必要で、インボイスがない経費は原則として控除できません。領収書がインボイスの記載事項を満たしているかも、確かめる項目に足せます。米国の記録のルールは、このページの英語版で扱っています。

次の一歩：スキルにする

全員が貼る頼み方はずれていきますが、スキルはずれません。経理で使う Claude スキルで最初に作るスキルを、経理で顧客データを AI に入れていいかで入れてよい情報を説明しています。

よくある質問

AI で経費精算を規程と照らし合わせられる？

承認の前の最初の確かめとしてならできます。書面の規程と申請を渡し、1 行ずつ可・要確認・不可をつけ、それぞれの根拠の規程を引用し、足りない領収書を挙げ、規程を超えた金額を合計するよう頼みます。規程に書いていないことは不可ではなく要確認にし、決めるのは承認者です。

要確認と不可の違いは？

不可は、1 人あたりの上限を超えた会食のように、書面の規程に明らかに反するものです。要確認は、問題ないかもしれないが何かが足りない、あいまい、または規程に書いていないものです。要確認は質問として本人に返します。

領収書を AI のツールに入れても安全？

初期設定でデータを学習に使わない法人のアカウントで、会社が経理のデータ用に認めたツールを使います。領収書にはカード番号や個人の情報が載ることがあるので、確かめに要らないところは消します。