不採用通知のメールを AI で書く方法

そのまま使える頼み方

例

架空の例です。従業員 30 人の物流会社「ひばり運輸」が、カスタマーサクセスの担当者を 1 人採用しました。応募は 42 人、面接したのは 6 人です。カスタマーサクセスの責任者の石川さんが、頼み方を 2 回使いました。まず、面接に進まなかった 36 人への通知です。

次に、石川さんと業務の責任者の 2 人と面接した、中村さんへの通知です。

ほかにカスタマーサクセスの募集の予定はないので、どちらの通知も次の応募には触れていません。中村さんが 1 点を知りたいと返信してきたとき、人事は 1 点を認めました。この職種で決め手にしたのは更新の計画で、中村さんのケース課題は顧客の振り返りで終わっていたことです。AI はそれを [確認：人事] つきの 1 文にし、石川さんは人事が読んでから送りました。

自分に残ること

1. フィードバックの方針を人事と決めてから、最初の通知を書く。
2. 貼るのは名前、職種、段階だけ。履歴書や面接のメモは貼らず、会社のアカウントを使う。
3. 理由の文はすべて読む。[確認：人事] の印を外すのは、人事が読んでから。
4. 最終面接まで進んだ人には先に電話し、メールは記録として送る。
5. 応募書類の扱いを決めて書く。職業安定法 第5条の5 は、応募者の個人情報を目的の範囲内で集め、保管し、使うよう求めています。

この記事は日本の法令と厚生労働省の考え方で書いています。米国の EEOC のルールは、このページの英語版で扱っています。

次の一歩：頼み方を保存する

不採用通知はまとめて書くことが多いので、頼み方はすぐ取り出せる場所に置く価値があります。人事で使える ChatGPT プロンプトと保存先で、ほかの人事のプロンプトといっしょに置く場所を紹介しています。

よくある質問

ChatGPT で不採用通知を書いてもいい？

下書きには使えます。応募者の名、職種、進んだ段階、人事が認めたフィードバックだけを渡し、結論を最初の 2 文に書くよう頼みます。読んで送るのは自分です。履歴書や面接のメモはチャットに貼りません。名前と職種と段階があれば書けます。

不採用の理由は書くべき？

会社の方針で決めます。書くなら、職務の基準に沿った 1 点だけを、送る前に人事が確かめます。本籍・出生地、家族、宗教、思想のような、適性と能力に関係のない事項は、厚生労働省が尋ねないよう求めている事項で、理由にも書きません。「社風に合わない」のようなあいまいな言い方も、偏りがあると受け取られるので使いません。

不採用通知はいつまでに送る？

早く、そして必ず送ります。スキルの既定は、決定から 5 営業日以内で、社内に採用が決まったと伝える前です。最終面接まで進んだ人には先に短く電話し、メールはその記録として送ります。