支払い督促のメールを AI で書く方法

そのまま使える頼み方

例

架空の例です。業務用の清掃用品の卸が、請求書 5318 の支払いを催促します。10 月分の補充 126,000 円、支払期日は 10 月 20 日、振込か支払いのリンクで払えます。契約には遅延損害金の定めがありますが、社長は今回は請求しないと決めています。7 日遅れの確認には返事がなく、今日は期日から 14 日の 11 月 3 日です。メール：

社長が請求しないと決めているので、遅延損害金には触れていません。30 日を過ぎたら、次のメールで、決めてある 1 つの対応（支払いまで新しい注文を止める）と、それを始める日付を書きます。

自分に残ること

1. まず請求書を確かめる：正しい相手に、正しい金額で送ったか、異議はないか。
2. 措置は書く前に決める。実行しない脅しは、次の督促を弱くする。
3. 貼るのは請求の情報だけ。ネットバンキングのログインやカード番号は貼らない。
4. 督促のメールに宣伝を入れない。
5. 督促と返事を記録する。次の段階は事実から始める。

この記事は日本の法令で書いています。米国の扱い（CAN-SPAM 法や FDCPA）は、このページの英語版で扱っています。

次の一歩：経理のプロンプトといっしょに保存する

督促は毎月のことなので、頼み方はほかの経理のプロンプトといっしょに置きます。経理で使える ChatGPT プロンプトと保存先で、それぞれの置き場所を紹介しています。

よくある質問

ChatGPT で支払い督促のメールは書ける？

書けます。請求書の番号、金額、支払期日、支払い方法、何日遅れているか、契約の遅延損害金の定め（なければ法定利率）を渡し、その段階の督促を頼みます。事実を最初の数行に置き、お願いは 1 つ（支払うか、支払日を返信する）にし、契約や法律で認められない措置は書かないよう伝えます。

失礼にならず、きっぱりした督促にするには？

口調は段階で決めます。期日の数日前と 7 日遅れは、うっかりだと考えて書きます。14 日遅れでは支払日をはっきり聞き、請求書に誤りがあれば直すと申し出ます。30 日以上なら短く改まった文で、次の対応とその日付を書きます。ただし、実際に行う対応だけです。

督促のメールに配信停止の表示は要る？

請求の連絡だけなら要りません。特定電子メール法の特定電子メールは、営業の広告や宣伝の手段として送るメールで（第2条第2号）、支払いの督促は当たりません。宣伝を入れると話が変わるので、督促のメールには入れません。フリーランスが取引先に督促するなら、フリーランス法 第4条の 60 日の支払期日も確かめます。