カスタマーサポートの返信を ChatGPT や Claude で書く方法

そのまま使える頼み方

例

架空の例です。美容室の予約アプリの利用者から、「予約を Google カレンダーに自動で入れられますか？どこを探しても見つかりません！」と届きました。事実は、Google カレンダーとの直接の同期はまだない、どのカレンダーのアプリも設定 > カレンダーのフィードから予約を購読できる、Google カレンダーでは「他のカレンダー」>「URL で追加」で追加できる、直接の同期の要望は開発の一覧に入っている、です。下書き：

担当者は送る前にヘルプセンターで読み直しの間隔を確かめ、新しい予約が表示されるまで時間がかかっても驚かれないよう、1 行足しました。

自分に残ること

1. メッセージだけでなく事実を渡す。AI はアカウントを調べられない。
2. カード番号やパスワードを消してから貼り、会社のアカウントを使う。
3. [確認] はすべて消してから送る。
4. 約束するのは、チームが実際にすることと、その時期だけ。
5. 最後にお客さまになって読む。

次の一歩：チーム全体で 1 つの口調に

自分の返信が整ったら、次は 5 人の担当が 5 つの会社のように聞こえる問題です。サポートチームの AI 返信のトーンを統一する方法で、担当全員の AI が使う共有の口調の指針を紹介しています。

よくある質問

ChatGPT でサポートの返信を書いてもいい？

事実を渡せば、よい下書きになります。顧客のメッセージ、本当のこと、したこと、規程です。最初の 1 文で答え、最後に次の一歩を 1 つ置き、確かめが要る事実を一覧にするよう頼みます。返信は会社の言葉なので、送る前に人が読みます。

できないことを、失礼なく伝えるには？

最初の 1 文でできないと伝え、理由を 1 行、そのあと代わりにできることを書きます。答えの前にお礼を 3 行並べるより、「いまは自動ではできませんが、こうすれば…」のほうが伝わります。要望を担当に伝えたならそう書き、決まっていない日付は約束しません。

AI の返信が機械的に聞こえないようにするには？

口調のルールをいくつかと、よかった過去の返信を 2〜3 通渡し、「ご不便をおかけし申し訳ございません」「ご不明な点がございましたら」のような定型の言い回しを使わないよう伝えます。謝るなら一度、起きたことに即して。お客さまの名前で呼びかけます。